Protokoll och arkivering

Dokumentation av möten

Alla möten i föreningen ska dokumenteras. Valberedningen, kommittéer och arbetsgrupper ska på sina möten föra minnesanteckningar. Styrelsemöten, årsmöten, medlemsmöten och fullmäktigemöten ska protokollföras. §11 i stadgarna reglerar vad som gäller för protokoll.

Varför protokollföra?

Samtliga styrelsesammanträden och andra beslutssammanträden ska protokollföras, inte bara för stundens behov utan för all framtid. De beslut som fattas bör alltid formuleras så att det inte råder någon tvekan om innebörden. Detta för att undvika missämja och onödiga diskussioner. Protokollet är det dokument som visar vilka ärenden och beslut en styrelse behandlat och fattat.

Tydliga protokoll är ett effektivt redskap för att följa upp tidi­gare fattade beslut. Det är viktigt att protokoll förs på ett tillfredsställande sätt så att "efterlevande" kan följa ärenden och ta del av beslut som fattats. Protokollen blir också klubbens historiebeskrivning, samt utgör underlag för revisorerna i deras arbete.

Ordförandens ansvar

Det är ordföranden/sammankallande som ansvarar för att protokoll förs medan det är sekreteraren eller utsedd person som skriver protokollen.

Beslutsprotokoll

Det mest fördelaktiga sättet att föra protokoll, och som samtidigt gör informationen om styrelsens arbete och fattade beslut lättillgängligt, är rena beslutsprotokoll. Det är den vanligaste protokollsformen inom Brukshundklubben.

Följande uppgifter ska alltid noteras i beslutsprotokoll:

1. Ärendebeskrivning - beskrivande rubrik för varje paragraf.

2. Vilka frågor som behandlats.

3. Framkomna förslag - alla förslag i diskussioner ska nedtecknas för att eftervärlden ska kunna se vilka alternativ som beslutet fattats på.

4. Beslut - viktigt att beslutet blir tydligt nedtecknat.

5. Verkställighet - det ska framgå vem som ska effektuera det fattade beslutet.

6. Eventuella voteringssiffror - om votering begärts och genomförts ska de styrkeförhållanden som framkommit anges.

7. Eventuella reservationer - om en eller flera ledamöter reserverar sig mot beslut ska detta protokollföras i direkt anslutning till beslutet. Personer som reserverar sig ska dock föra styrelsens gemensamma talan utanför styrelserummet.

Paragrafer

Paragraferingen i en förenings styrelseprotokoll börjar på §1 efter årsskiftet.
Numrerade paragrafer i protokollet ska följa mötets dagordning. Det finns två alternativ:

1. Numrerade paragrafer löpande från §1 – årets slut eller

2. Numrerade paragrafer från §1 för varje protokoll.

Per capsulam beslut

Per capsulam beslut är beslut som fattas utan möte mellan ledamöterna. Det kan styrelsen använda sig av om ärendet inte kan vänta till nästa styrelsemöte. Beslut i ärendet kan ske via exempelvis telefon eller e-post. Resultatet ska skickas till alla i styrelsen. Beslutet ska protokollföras vid nästa styrelsemöte och det ska framgå att beslutet har fattats per capsulam. Det kan även skrivas ett eget protokoll för per capsulam-beslutet.

Justering

När ett protokoll är justerat är det att betrakta som offentligt. Protokoll ska justeras av mötesordförande och vald/valda justerare.

Justerare och mötesordförande skriver under protokollet i slutet av dokumentet samt sätter sin signatur längst ner på varje sida i protokollet. Idag kan även digital signering vara aktuellt.

Protokoll "ägs" av mötesordföranden. Har justeraren och ordföraren delade meningar om innehållet, får justeraren inte ändra något i protokollet. Justeraren kan då välja att skriva en så kallad justeringsanmärkning, som ska bifogas till protokollet. Vid det stycke i protokollet som berörs skriver justeraren/na "Se justeringsanmärkning" och justerar noteringen med signatur.

Tillgängliggöra protokoll

Inom Brukshundklubben ska det justerade protokollet, det vill säga när det undertecknats av mötets ordförande och av mötet utsedd justerare, enligt stadgarna hållas tillgängligt för medlemmarna. Det betyder att alla klubbens medlemmar har rätt att ta del av protokollets innehåll. Många föreningar inom Brukshundklubben anslår styrelseprotokoll i klubbstugan eller lösenordsskyddad hemsida. Offentliggörandet av protokollen gör att dess utformning är av största vikt. Läs nedan om hur känsliga uppgifter ska hanteras.

Känsliga uppgifter

GDPR ska beaktas. Uppgifter som kan vara till skada för den enskilde kan protokollföras i särskild bilaga, som arkiveras tillsammans med protokolloriginalet. När klubben offentliggör protokollet, ska bilagan inte vara med eftersom den inte ska offentliggöras. Formuleringen i protokollet kan till exempel se ut såhär: "Behandlade styrelsen ett ärende angående klagomål på en funktionär. Se bilaga nr X." §11 i stadgarna reglerar vilka som kan få tillgång till särskild bilaga.

Protokollsutdrag

I Svenska Kennelklubbens (SKK) stadgar regleras att det är styrelsen i respektive klubb/specialklubb som ansvarar för arkiv och korrespondens. Detta gäller därför även inom Svenska Brukshundklubben, som är specialklubb inom SKK.

Här har vi gjort anvisningar för att underlätta för klubbar, distrikt, förbundsstyrelse, utskott och förbundskansli i arbetet med sina arkiv.

Föreningens arkiv

Arkivet hos en förening innehåller de handlingar som har tillkommit i verksamheten. Det kan till exempel vara normalstadgar, en brevkopia till någon som inbjudits att föreläsa, protokoll som förs vid styrelsemöten, års- och fullmäktigemöteshandlingar, fotografier som har tagits vid olika typer av arrangemang, jubileumsskrifter, räkenskaper, verksamhetsberättelser mm. Alla handlingar är föreningens egendom och ska kontinuerligt lämnas för arkivering samt återlämnas till föreningen vid ev. avslutat förtroendeuppdrag för föreningens räkning. Arkivet bör finnas på ett ställe.

Kulturarv

Tillsammans avspeglar dessa dokument föreningens historia. Det är viktigt att vi räddar detta för kommande generationer eftersom det utgör historiska källor, en del av kommande kulturarv som ska gå att forska i. Så se till att samla och arkivera ert material i föreningen så att det inte försvinner!

Varför arkivering?

• I ett välordnat arkiv hittar man enklare och snabbar den information man behöver.

• Utan ett arkiv riskerar man att behöva göra om saker som redan är gjorda eller skrivna.

• Lagstiftningen ställer ett antal krav på bevarande och gallring av en förenings arkivhandlingar.

• Arkivet speglar föroreningens historia och de olika rasernas utveckling.

• Tänk vad tråkigt att försöka fira klubbens 50-årsjubileum utan att kunna göra en jubileumstidskrift eller berätta om viktiga händelser i föreningens historia vid en jubileumsmiddag.

• Olika personer i föreningen vill kanske att deras insatser ska sätta ett avtryck i föreningens utveckling. Utan ett arkiv kommer bilden av föreningen att skapas endast av personer som för tillfället är engagerade i verksamheten.

Vilka lagar styr arkivering

Bestämmelser om upprättandet av handlingar, gallring och bevarande finns framför allt i följande lagar och förordningar:

• Bokföringslagen (SFS 1976:125)

• Datalagen (SFS 1973:289, omtryck 1982:446)

• Dataskyddsförordningen (EU 2016/679)

• Lagen om självdeklaration och kontrolluppgifter (SFS 1990:325)

• Taxeringslagen (SFS 1990:324).

Råd för arkivvård

För att kunna ha ett väl fungerande arkiv följer här några råd för en god arkivvård:

1. Utse gärna en arkiv- och dokumentationsansvarig. Många föreningsarkiv kan hjälpa till med utbildning eller kan hänvisa till olika utbildningar.

2. Arkiv- och dokumentationsansvarig ansvarar för att föreningens handlingar hålls ordnade och samlade, att inga viktiga handlingar slängs eller på annat sätt försvinner men samtidigt att inga onödiga handlingar (extra kopior, reklam med mera) sparas.

3. Utarbeta en arkivbildningsplan för att underlätta arbetet för den arkiv- och dokumentationsansvarige. Planen innehåller de regler som gäller för föreningens hantering av den egna dokumentationen.

4. Placera handlingarna i kronologisk ordning när de sätts i pärmar. Skilj på olika slags handlingar, protokoll, ekonomi, års- och fullmäktigemöteshandlingar, korrespondens och så vidare.

5. Förvara inte cirkulär, arbetsmaterial, kladdar och annat gallringsbart material tillsammans med handlingar som ska bevaras.

6. Kom ihåg att skriva årtal på handlingarna.

7. Använd arkivbeständigt papper.

8. Tänk på att dokument utskrivna på bläckstråleskrivare inte är arkivbeständiga.

9. Rensa bort plastfickor, gem och tejp från handlingarna innan de arkiveras. Plast och metall skadar papper och skriften på papperet.

10. Förvara handlingarna så stöld- och brandsäkert som möjligt. Tänk på att även fukt och mögel riskerar att förstöra materialet, t.ex. är inte en fuktig källare lämplig. Det går att deponera arkivets dokument hos någon arkivinstitution.

11. Om klubbstugor och lokaler ofta utsätts för inbrott och skadegörelse är de inte lämpliga för slutlig förvaring av värdefulla arkivhandlingar.

12. För förbundsorganisationen Svenska Brukshundklubben är Riksarkivet eller Försvarsarkivet lämpliga. Olika landsarkiv, till exempel Göteborgs stadsarkiv eller de regionala folkrörelsearkiv, är lämpliga för Brukshundklubbens föreningar.

13. Arkivinstitutionerna kan även bistå föreningar med råd vid till exempel utarbetande av en arkivbildningsplan.

14. Begär in viktiga handlingar från funktionärer i föreningen så att de inte blir liggande hemma hos någon person som avgår eller flyttar.

Spara detta i arkivet

Inom föreningsverksamheten förekommer mängder av dokument och det kan vara svårt att avgöra vad som bör sparas. Spara följande:

• Protokoll från den egna föreningen. Till exempel års- och fullmäktigemötes-, styrelse- och kommittéprotokoll samt bilagor till dessa. Tänk på att använda arkivbeständigt papper och att det är de undertecknade originalprotokollen som ska arkiveras.

• Verksamhets- och revisionsberättelser. Spara de undertecknade originalen samt en kopia som "läsex".

• Medlemsmatriklar och medlemsförteckningar är viktiga att bevara både ur praktisk synpunkt och ur forskningssynpunkt.

• Register och liggare, t.ex. inventarieförteckningar, biblioteksliggare och dagböcker.

• Inkomna skrivelser i original samt kopior av utgående skrivelser. Betydelsefulla då man vill skapa sig en bild av verksamheten.

• Handlingar inom olika ämnesområden. T.ex. normalstadgar, kurser, konferenser, jubileumshandlingar och historik.

• Avtal, kontrakt och fastighetshandlingar sparas tack vare den juridiska karaktären.

• Personalhandlingar såsom lönekort, anställningsbevis mm.

• Räkenskaper, huvudböcker, kassaböcker och bokslutshandlingar. Ska enligt bokföringslagen bevaras i minst sju år, vilket också rekommenderas för ideella föreningar. Bokslutshandlingar, manuella huvudböcker och kassaböcker samt verifikationer kan vara av historiskt värde och bör därför sparas ännu längre.

• Medlemsstatistik och annan statistik som rör den egna verksamheten är mycket intressant ur historisk synvinkel.

• Sammanställningar och resultat från tävlingar.

• Eget tryck i ett exemplar. Till exempel medlemstidningar, jubileumsböcker, affischer, flygblad, inbjudningskort och program.

• Fotografier och videofilmer från den egna föreningens verksamhet. Förse fotografier med datum och plats samt uppgift om vilka som finns på bilden, annars förlorar de värde för framtiden.

• Ljudupptagningar.

• Pressklipp.

Papper bättre än diskar

I takt med att den digitala utvecklingen går framåt, har det blivit allt vanligare att handlingar och dokument upprättas och lagras med datorhjälp på hårddiskar, disketter, optiska skivor med mera. Dessa utgör naturligtvis också arkivhandlingar som bör bevaras för framtiden, men de är inte rätt medier för långtidsförvaring av information. Därför bör handlingar som ska sparas tas ut på papper.

Tänk på att om man använder datalagring som metod så bör man bevara tillhörande systemdokumentation och att disketter, cd-romskivor förvaras så säkert och i en så bra miljö som möjligt. Foton, ritningar och mikrofilm är också arkivhandlingar som kräver speciell hänsyn vid förvaring.

Sortera bort

Allt material som alstras hos en förening är inte lika viktigt. En del har betydelse bara för dagen, annat i något eller några år. Dock måste handlingarna tas om hand i det dagliga föreningsarbetet. Därför är det viktigt att ha en plan eller några principer för hur rutinerna ska se ut.

Nedan följer ett antal handlingar som kan gallras bort efter angiven tid utan att svårare informationsförluster uppstår:

Det här arkiverar förbundskansliet

Svenska Brukshundklubbens förbundskansli arkiverar följande material för all framtid:

1. Mötesprotokoll i original med bilagor från förbundsstyrelsen, förbundsstyrelsens verkställande utskott, samtliga centrala kommittéer, sektorer och utskott samt från den årliga kongressen.

2. Förbundets verksamhetsberättelser.

3. Förbundets årsredovisningar.

4. Avtal och kontrakt gällande den centrala verksamheten.

5. Personalhandlingar, såsom anställningsavtal och personalkort, för av förbundet anställd personal.

6. Svenska Brukshundklubbens tidskrift Brukshunden.

7. Av Svenska Brukshundklubben utgivna böcker.

8. På datamedia förvaras Svenska Brukshundklubbens medlemsregister.

9. Normalstadgar för Svenska Brukshundklubben samt lokalklubbs-, distrikts- och rasklubbsstadgar.

10. Till förbundet inkomna skrivelser av stor betydelse.

11. Från förbundet utgående skrivelse av stor betydelse.

12. Av förbundet producerad tävlings- och verksamhetsstatistik.

Dessutom arkiverar förbundskansliet förbundets bokföringsmaterial, taxeringsuppgifter och liknande material för en period av 10 år.

Med Svenska Brukshundklubben avses även det av föreningen helägda dotterbolaget Brukshundservice Sverige AB.

Hjälp att arkivera

Hos folkrörelsernas arkiv får föreningar en säker förvaring av sina arkiv, vilket ofta är kostnadsfritt. Folkrörelsernas arkiv förvarar och förvaltar ert arkiv samt gör det tillgängligt för forskning. Man kan antingen lämna handlingarna som gåva till arkivet eller som deposition. I det senare fallet kvarstår äganderätten hos föreningen, vilken också avgör vilka som ska få nyttja materialet.

Adresser och telefonnummer till regionala och lokala folkrörelsearkiv hittar du på Folkrörelsernas arkivförbund www.faf.nu.

Mer information om arkiv

Om du vill läsa mer om arkivering, vad man bör arkivera och varför, lämpliga förvaringsmiljöer med mera kan du läsa någon av följande dokumentationer:

Folkrörelsernas arkivhandbok - arkiv och framtid i förening. Utgiven av Folkrörelsernas arkiv-förbund och civildepartementet

Ta hand om dina bilder. En hjälp till självhjälp av Mats Sjölin, utgiven av Näringslivets Arkiv-råd 1989

Spara eller kasta? – Råd och anvisningar vid skötsel av föreningshandlingar. Handledning utgiven av Göteborgs stadsarkiv.

Tips om hur man vårdar sitt arkiv på www.foreningsarkiven.a.se/tips.htm.

Källor
Svenska Kennelklubben www.skk.se
Spara eller kasta? Råd och anvisningar vid skötsel av föreningshandlingar