Styrelse i klubb eller distrikt

Styrelsen i klubbar och distrikt inom Svenska Brukshundklubben har ansvar att förvalta och tillvarata medlemmarnas intressen.

Allmänt om styrelser

Styrelsen i en ideell organisation är en grupp av personer, som av ett årsmöte på demokratiska grunder, utsetts att svara för föreningens organisation och förvaltning under kommande verksamhetsår. Delaktig person i en styrelse benämns ledamot eller suppleant. Antal ledamöter och suppleanter som ingår i styrelser för föreningar inom Svenska Brukshundklubben framgår av föreningens normalstadgar och de föreningsspecifika detaljerna. En styrelse ska alltid ha medlemmarnas och klubbens bästa i fokus.

Flera föreningar som tillsammans bildar ett förbund, kan ha en förbundsstyrelse som normalt står över de enskilda föreningsstyrelserna och kan fatta samordnande beslut mellan föreningarna. Så fungerar det i Svenska Brukshundklubben som är den största specialklubben inom Svenska Kennelklubben.

Styrelsen har det yttersta ansvaret för verksamhet, ekonomi och i förekommande fall personal. Detta för­utsätter såväl omdöme som mod att ibland fatta svåra beslut. Styrelsens ansvar gäller samtliga ledamöter och det innebär att styrelsen som helhet står till svars för fattade beslut. Endast protokollförda reservationer fritar enskild ledamot från ansvar. Styrelsens ansvar prövas genom att årsmötet beslutar om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen.

Alla förtroendevalda måste, förutom att vara medlem i föreningen vilket bör vara en självklarhet, också dela den målsättning och inriktning föreningen uttalar i stadgar och verksamhetsidé. En ordförande, kas­sör, styrelseledamot, redaktör eller vilket uppdrag den förtroendevalde blivit utsedd till, kan aldrig betrakta "sitt" uppdrag på ett sådant sätt att det är just "mitt" område, "mina" pengar, "min" tidning och så vidare. Det är helheten som gäller och hela styrelsen har hela ansvaret under verksamhetsåret.

Som förtroendevald är du vald av föreningens medlemmar. Att vara förtroendevald är precis som ordet låter: ett förtroende. Det förtroendet prövas av medlemmarna på årsmötet via dels föreningens årsberättelse, dels via fråga om ansvarsfrihet. De av styrelsen tillsatta förtroendeuppdragen, till exempel kommittéer eller arbetsgrupper, granskas fortlöpande av styrelsen under verksamhetsåret.

Föreningsteknik

Flera distrikt inom Svenska Brukshundklubben kan erbjuda kurser i föreningsteknik. Om inte ditt distrikt har den möjligheten anordnar Studiefrämjandet ofta kurser i föreningsteknik och styrelsearbete. Se även sidan Föreningsteknisk ordlista.

Svenska Kennelklubbens "Frågebank" och "Föreningspaket"

Svenska Kennelklubbens föreningskommitte erbjuder både en "Frågebank" samt ett "Föreningspaket" för att hjälpa organisationens föreningar i föreningsteknik och styrelsearbete. Dessa kan vara en stor hjälp i ert styrelsearbete. Det är dock viktigt att nämna att dessa är allmänt hållna för hela SKK-organisationen och Svenska Brukshundklubben har bla normalstadgar som ser lite annorlunda ut. Här hittar du de stadgar som gäller inom Svenska Brukshundklubben samt våra styrdokument och policies.

I Frågebanken finner du svar på vanliga föreningsfrågor. Det kan exempelvis handlar om protokollföring, medlemskap, valberedning, röstning, revision och ansvarsfrihet. Frågor och svar i Frågebanken är sammanställda av SKK:s Föreningskommitté och är allmänt hållna. Innan du söker efter svaren bör du läsa den aktuella föreningens normalstadgar.

Föreningspaketet består av ett antal dokument som beskriver föreningsarbete och SKK-organisationen. I Föreningspaketet kan du bla. läsa om vad man ska tänka på vid första styrelsemötet och hur klubbens arkiv bör ordnas. Svenska Kennelklubbens organisation finns beskriven och det finns typexempel på protokoll och revisionsberättelse.

Föreningscoach

Svenska Brukshundklubben har ett antal föreningscoacher till stöd för våra klubbar, distrikt och medlemmar. Dessa kan bl.a hålla utbildning i föreningskunskap och styrelsearbete för förtroendevalda och funktionärer i klubbar och distrikt som är anpassad till Svenska Brukshundklubben.

Föreningscoacherna kan även medverka i föreningsutveckling, svara på föreningssupport, vara mötesordförande, utbilda om styrelsearbete inom Svenska Brukshundklubben samt delta vid konflikthantering om det är nödvändigt. Beställning av en föreningscoach tjänst görs här.

Styrelsens uppdrag

  • Förvaltar klubbens ändamål och medlemmarnas intentioner
  • Föreslår övergripande mål
  • Föreslår ekonomiska ramar
  • Följer upp verksamheten
  • Har arbetsgivaransvar
  • Företräds av ordföranden
  • Har det yttersta ansvaret för verksamheten
  • Planerar för framtiden
  • Ansvarar för riskanalys
  • Ansvarar för information inom föreningen
  • Kontrollerar - lagar och regler samt ordning och reda
  • Tillsätter och avsätter kommittéer och arbetsgrupper
  • Styrelsen har även ansvar för att ekonomin hanteras på ett korrekt sätt samt att föreningens handlingar och korrespondens arkiveras på ett tillfredsställande sätt

Årsmöte & styrelse

Normalstadgar klubb och normalstadgar distrikt anger var gränsen går för styrelsens respektive årsmötets beslutanderätt.

  • Årsmötet anger huvudlinjerna i verksamheten
  • Årsmötet kan när som helst avsätta styrelseledamot
  • Styrelsen sköter den dagliga förvaltningen och årsmötet har inte rätt att lägga sig i denna
  • Styrelseledamot har personligt ansvar
  • Skadestånd kan utdömas vid uppenbart oriktiga beslut (oegentligheter). Dock har man alltid rätt att göra misstag.

Genom att styrelsen arbetar efter levande dokument i form av arbetsordning, delegeringsordning, rapporteringsinstruktion med mera säkerställs den grundläggande formalian i en styrelse. Dessa bör ses över och gås igenom varje år för uppdatering samt genomgång för alla styrelseledamöter.

Funktioner i styrelsen

I styrelsen ska ingå ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare, övriga ledamöter och suppleanter. Se normalstadgar och de föreningsspecifika detaljerna i respektive förenings normalstadgar för information om bla. antal ledamöter och suppleanter.

Adjungerade medlemmar

Föreningens styrelse kan till sig adjungera för verksamheten viktiga medlemmar, alternativt ge i uppdrag till medlem/medlemmar vissa arbetsuppgifter, som till exempel utställningsansvar, tidningsredaktör, webb-administratör, fastän dessa medlemmar varken sitter i styrelsen eller är valda av årsmötet. Dessa medlemmar svarar då inför styrelsen hur de sköter sina uppdrag.

Tillsättande av kommittéer och arbetsgrupper

Styrelsen kan besluta om att inom sig utse ett verkställande utskott och inom eller utom sig kommittéer eller arbetsgrupper. Dessa svarar inför styrelsen och ska handlägga angivna arbetsuppgifter i enlighet med styrelsens instruktioner och bemyndiganden - enligt en arbetsordning/delegeringsordning. Styrelsen utser samtliga ledamöter, varav en sammankallande, inom varje kommitté eller arbetsgrupp.

Än en gång och det är viktigt att komma ihåg – styrelsen är ytterst ansvarig för all verksamhet mellan årsmötena.

Vad styr styrelsens arbete

Som specialklubb i Svenska Kennelklubben (SKK) lyder Svenska Brukshundklubbens samtliga nivåer under SKK:s stadgar, grundregler och policyer. Utöver dessa har Svenska Brukshundklubben egna styrdokument och policyer för organisationens verksamhet.

Föreningens medlemmar är huvudmän och väljer styrelsen på årsmötet. Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ och styrelsen är underordnad årsmötet. Styrelsen är gemensamt ansvarig för tex ekonomin och verksamheten.

En stor hjälp för er som styrelse att jobba mot gemensamma mål och rätt uppgifter är att tex vid det konstituerande sammanträdet gå igenom de uppgifter som ligger på respektive person/funktion i styrelsen. Delegeringsordning/arbetsordning, mål och verksamhetsplan och andra viktiga dokument är viktigt att gå igenom så att alla i styrelsen får en samlad information och alla får en tydlig och gemensam bild av det arbete och arbetssätt som kommer att prägla det kommande verksamhetsåret.

Vi har föreningsfrihet i Sverige och föreningar hittar stöd och vägledning i de lagar som finns. Exempel på lagar är Aktiebolagslagen, Lag om ekonomiska föreningar, Stiftelselagen, Bostadsrättslagen, Samfällighetslagen, Bokföringslagen, Skattelagar (Obs! Skatteinbetalningslag 12 kap och skattebrottslag), Konkurslagen, Lagen om anställningskydd, Arbetsmiljölagen, Jämställdhetslagen, Personuppgiftslagen, Brottsbalken och Skadeståndslagen.

Beslut i styrelsen

Vanligvis fattas styrelsebeslut med enkel majoritet, där ordföranden har utslagsröst. Styrelsen har alltid det slutgiltiga ansvaret för uppföljning av föreningens styrning och ekonomi - det kan inte delegeras.

Protokoll

Samtliga styrelsesammanträden och övriga sammanträden för kommittéer/arbetsgrupper och medlemsmöten ska protokollföras och arkiveras på ett betryggande sätt. Se protokoll & arkivering.

Kommittéer och arbetsgrupper

I Brukshundklubbens normalstadgar framgår att det är styrelserna som har rätt att utse kommittéer eller arbetsgrupper, för att driva till exempel föreningens verksamhet för hundägarutbildning. Detta ska alltså inte göras av årsmötet.

Egna juridiska enheter

Varje klubb och distrikt inom Svenska Brukshundklubben är en egen juridisk person och ska ha ett eget organisationsnummer.

Målstyrning

Brukshundklubben är en målstyrd organisation vilket betyder att samtliga nivåer inom organisationen ska arbeta med ett målstyrt arbetssätt. Varje år beslutar det högsta beslutande organet, kongressen, om verksamhetsplan med fokusområden för hela organisationen.

Mål och utvärdering

Att kontinuerligt ange mål, följa upp och utvärdera verksamhet är styrelsens viktigaste uppgift för att på­verka föreningens utveckling. Tydliga mål ska fastställas exempelvis när det gäller verksamhetens kort- och långsiktiga utveckling.

Styrelsen upprättar inför varje årsmöte en verksamhetsplan. Verksamhetsplanens mål ska formuleras på så sätt att de lätt kan följas upp och utvärderas. Den årliga verksamhetsberättelsen är styrelsens beskrivning över i vilken grad verksamhetens mål har uppfyllts. Den samlade kunskapen om verksamhetens utveckling ligger sedan till grund för styrelsens beslut om föränd­ringar, nya mål och omprioriteringar.

Slipp konflikt

Svenska Brukshundklubben vill motverka konflikter och jobbar förebyggande med frågan. Men även i vår organisation möter vi konflikter i olika skepnad och olika omfattning. Handledningen Slipp konflikt är framtagen som stöd för att motverka konflikter inom föreningen och mellan medlemmar, men också som ett stöd i händelse av konflikt. Tänk på att involvera föreningens medlemmar i arbetet och var öppen och transparent med att ni aktivt arbetar med att skapa god trivsel och en värdegrundsbaserad miljö.

Alla konflikter och ev. disciplinärenden ska i första hand hanteras så nära konflikten som möjligt i organisationsnivån. Inget ärende ska hanteras av överordnad instans innan det passerat närmaste instans. Om det uppstår konflikter som lokalklubb inte lyckas lösa på egen hand ska distriktsstyrelsen vara behjälplig och vid behov kontaktas föreningscoach. Här kan du läsa om förbundets rutiner vid disciplinanmälningar.

Kom dock ihåg att det inte spelar någon roll hur mycket texter, mallar och arbetsmaterial vi tar fram. Det är i mötet mellan människor, antingen fysiskt eller via sociala medier som konflikter gror. Det är också i mötet mellan människor som vi kan motverka konflikter och se varandra för de vi är. Vi är alla olika. Vi är alla unika. Vi är alla väderfulla. Vi är alla medlemmar i Svenska Brukshundklubben. Vi bär alla ett ansvar för ett gott klimat och att vårda våra relationer.

Svenska Brukshundklubben är en fantastisk organisation, tack vare alla drivna och engagerade medlemmar. Medlemmarna är byggstenarna som vi bygger vår organisation på. Därför är det också vi medlemmar som väljer vilken organisation vi vill ha.

Genom att förebygga konflikter kan vi ta tillvara allas intressen och fokusera på att utveckla våra verksamheter. Nu och i framtiden. Tillsammans gör vi skillnad.