Projekt nytt medlemssystem

För att tillgodose våra ändrade och utökade behov kring medlemsadministration är det nu dags för ett nytt medlemssystem i Svenska Brukshundklubben.

Syftet med ett nytt medlemssystem är att möta de förändrade och utökade behov som organisationen har idag jämfört med när nuvarande Medlem Online implementerades. Medlem Online har tjänat oss troget under lång tid, men det är nu dags för ett nytt system.

Valet föll till slut på ett färdigt, väl beprövat medlemssystem som används av ett flertal stora ideella föreningar och politiska partier i Norden. Medlemssystemet är ett färdigt program (vi bygger alltså inte ett system från grunden) som konfigureras utifrån vår organisation och våra behov.

Leverantör av medlemssystemet är Groupcare AB, ett dotterbolag till danska Groupcare AS. Groupcare finns i dagsläget etablerat i Danmark, Sverige och Norge.

Medlemssystemet består av två delar:

Membercare - administratörsgärnssnitt som framför allt kommer att skötas centralt via förbundskansliet.

Membersite - användarvänligt gränsnitt där distrikt, lokalklubbar och rasklubbar bl a kan administrera sina medlemmar och ta ut statistik. Den enskilda medlemmen kan via Mina sidor bl a administrera sina medlemskap, bli medlem i fler klubbar och hålla sina kontaktuppgifter aktuella.

Via Membersite kommer SBK centralt, klubbar och distrikt att kunna ta ut statistik, registrera funktionärer och utbildningar, nätverka genom samverkansgrupper där det även finns möjlighet till forum, fildelning och mycket mer.

Integration med klubbwebben

Medlemsystemet kommer att integreras med den nya klubbwebben för att möjliggöra inloggning som ger tillgång till "Mitt SBK", tex kommer vi att genom en inloggning få tillgång till Mina sidor och övriga integrerade system där en har konto. Övriga system kommer att integreras successivt .

Integrationen mellan systemen gör det också möjligt att bli medlem direkt via klubbwebben och medlemmarna får via "Mina sidor" betydligt mer information och möjligheter att själv administrera sitt medlemskap.

Vad har hänt hittills?

Under oktober genomfördes ett antal Workshops för att fastställa hur det nya systemet ska konfigureras.

Utifrån dessa workshops är nu arbetet med konfigurationen i full gång och parallellt med detta får personal på förbundskansliet utbildning i programmet.

Utbildning planeras för medlemsansvariga runt om i landet och manualer och utbildnignsmaterial håller på att tas fram.

Tidplan

Oktober - workshops för att säkerställa att implemneteringen går så smidigt som möjligt och att systemet konfigureras utifrån Brukshundklubbens behov.

November - uppstart av projektet med datakonvertering, konfiguration av medlemssystemet och utbildning.

December och januari 2022  - fortsatt arbete med konfiguration och utbildning, samt framtagande av manualer och utbildnginsmaterial.

Februari - slutlig datakonvertering och slutförande av konfiguration.

Februari/mars - driftsättning av medlemssystemet.

Frågor? Kontakta projektledare Ulrika Norell.