FAQ (Frågor & svar) - Års-, fullmäktige- och medlemsmöten 2021

Det råder annorlunda förutsättningar inför års-, fullmäktige- och medlemsmöten 2021. Här har vi samlat svaren på de vanligaste frågorna.

Sidan uppdateras kontinuerligt. Vi reserverar oss mot ev. feltryck gällande SKKs övergripande beslut, dispenser och riktlinjer.

Allmän information

Svenska Kennelklubbens övergripande regler och instruktioner

Års- och fullmäktigemöten 2021 omfattas av tillfälliga regler från Svenska Kennelklubbens (SKK) Föreningskommitté (FK). I vissa fall ersätter de detaljer i underliggande föreningars stadgar. Regler och mer information från Föreningskommittén kring års- eller fullmäktigemöten samt hur föreningsarbetet påverkas av pandemin finns att läsa här.

Årsmötessäsongen 2021 är snart över, Föreningskommittén har förlängt den till den 31 augusti och uppmanar SKKs medlemsorganisationer att arrangera digitala årsmöten och avvakta med fysiska årsmöten till åtminstone den 1 juli.

Fysiska års- och fullmäktigemöten

SKK:s Föreningskommitté har mot bakgrund av information från Regeringen och Folkhälsomyndigheten av den 27 maj 2021 beslutat att fysiska års- eller fullmäktigemöten i SKKs medlemsorganisationer där fler än åtta personer är närvarande på samma plats kan tillåtas när Regeringens plan för avveckling av restriktioner övergår till steg 2, vilket planeras ske den 1 juli.

Av ovan anledning har kommittén även beslutat att årsmöten som genomförs fysiskt tidigare än ovan tidpunkt ska anses vara ogiltiga inom SKK-organisationen.

Kommittén har även beslutat att förlänga den generella dispensen avseende sista tidpunkt för SKKs medlemsorganisationer att avhålla årsmöten till den 31 augusti.

För att undvika diskussioner och missförstånd har kommittén nu fattat ett mycket tydligt beslut för den förhoppningsvis sista perioden som covid-19 påverkar klubbverksamheten. De klubbar som av olika skäl måste hålla sina årsmöten före den 30 juni ska arrangera dessa digitalt.

Digitala möten eller möjlighet att skjuta upp

Kennelklubbens Föreningskommitté har beslutat om förutsättningar och krav för digitala års- och fullmäktigemöten 2021 och även beslutat att det under vissa förutsättningar är möljigt att skjuta upp 2021 års möten till 2022.

SKK uppmanar sina medlemsorganisationer att själva arrangera digitala års- och fullmäktigemöten. Medlemsorganisationerna är fria att själva besluta om formerna för mötet förutsatt att vissa grundläggande är uppfyllda och att mötet genomförs i enlighet med klubbens stadgar undantaget vissa dispenser som Föreningskommittén beslutat om.

Klubbar som haft sina årsmöten under 2020 har en generell dispens att skjuta på årsmötet 2021 och istället genomföra det 2022 om revisorerna inte anmärkt på styrelsens förvaltning av klubben. Ett beslut att skjuta upp årsmötet innebär att alla mandattider i klubben förlängs med ett år.

Möten inom Svenska Brukshundklubben

Inom Svenska Brukshundklubben gäller Kennelklubbens regler och riktlinjer inför års- och fullmäktigesäsongen 2021 i kombination med organisationens stadgar.

Svenska Brukshundklubben uppmuntrar organisationens föreningar att om möjligt använda sig av den digitala möjligheten för års- och fullmäktigemöten samt medlemsmöten under 2021. Här presenteras förslag på digitala möteslösningar inom Brukshundklubben.

Viktiga skillnader för föreningar inom Brukshundklubben 2021

  • Kennelklubbens Föreningskommitté har beslutat om föreningars möjlighet att skjuta upp års- och fullmäktigemöten 2021.
  • Kallelse behöver inte gå ut senast den 1 januari enligt Kennelklubbens relger för års- och fullmäktigemöten 2021.
    Kennelklubbens beslut om möjlighet att skjuta upp 2021 års möten gäller dessutom bland annat under förutsättning att revisorerna inte har några anmärkningar på förvaltningen för 2020. Detta gör att den ekonomiska redovisningen och revisorernas berättelse måste färdigställas innan beslut om ev. uppskjutet möte kan fattas. Det behöver revisorerna tid för och kan inte genomföras innan årsskiftet.
  • Kallelse ska ske via e-post och hemsida och utfärdas senast 21 dagar före mötet. Det hindrar dock inte att kallelsen går ut tidigare. Föreningskommittén rekommenderar Kennelklubbens medlemsorganisationer att uppmana medlemmar att skicka in e-postadresser för att möjliggöra kallelse.
  • Det är tillåtet att kräva att medlemmar anmäler sitt deltagande vid mötet.
  • Beslut om att ställa in års- eller fullmäktigemöten måste ske innan den 15 maj.
  • Sista dagen att genomföra års- eller fullmäktigemöte är den 31 augusti 2021 (dispens förläng från 30 juni till 31 augusti).
  • Års- och fullmäktigemöten 2021 ska uppfylla Kennelklubbens krav.
  • Brukshundklubbens förbundsstyrelse har beslutat om dispenser från normalstadgarna under en tid, gällande antal medlemsmöten, fastställande av normalstadgar, konstituering inom styrelsen samt fullmaktsröstning, detta för att underlätta för medlemmar och förtroendevalda inför möten 2021. Läs dispenserna här.
  • Digitala möteslösningar.

För mer information och frågor och svar se nedan.

-------------------------------------------------------------------

För att inte läsa hela sidan i ett stycke klicka på respektive fråga i nedan sammanställda FAQ.

Frågor och svar - FAQ

  1. Ska vi genomföra års- eller fullmäktigemöte 2021?
  2. Kan vi skjuta upp 2021 års möte?
  3. Hur beslutar vi om att skjuta upp 2021 års möte?
  4. Vad är viktigt att tänka på om vi skjuter upp 2021 års möte?
  5. Vad gäller kring den ekonomiska redovisningen, revisorernas berättelse och verksamhetsberättelsen?
  6. När måste vi genomföra 2021 års möte?
  7. Hur vet vi om vi måste genomföra 2021 års möte?
  8. Hur kan vi genomföra möten 2021?
  9. Vilka är kraven för digitala års- eller fullmäktigemöten 2021?
  10. Hur gör man? Vad finns det för system? Möteslösningar?
  11. Vad ska vi tänka på inför och under ett digitalt möte?
  12. Hur tillgodoser vi att medlemmar i tex riskgrupp kommer till tals vid medlemsmöten 2021?
  13. Hur blir det med/för styrelsen om man inte genomför års- eller fullmäktigemöte 2021?
  14. Vad gäller för de förtroendevaldas mandattider om vi inte har års- eller fullmäktigemöte 2021?
  15. Hur genomförs fyllnadsval om vi inte genomför års- eller fullmäktigemöte 2021?
  16. Hur omedelbart justerar man punkter i ett digitalt möte?
  17. Måste vi genomföra alla medlemsmöten enligt normalstadgarna under 2021?
  18. Hur genomför vi en stadgeändring och ändrar antalet ledamöter i styrelsen under rådande omständigheter?
  19. Dispenser från normalstadgarna 2021-01-01--2022-04-01.
  20. Tips och råd - digitalt möte.
  21. Kan vi utbilda oss i digitala möten och Zoom?

1. Ska vi genomföra års- eller fullmäktigemöte 2021?

Fysiska möten

SKKs Föreningskommittén har mot bakgrund av information från Regeringen och Folkhälsomyndigheten av den 27 maj 2021 beslutat att fysiska års- eller fullmäktigemöten i SKKs medlemsorganisationer där fler än åtta personer är närvarande på samma plats kan tillåtas när Regeringens plan för avveckling av restriktioner övergår till steg 2, vilket planeras ske den 1 juli.

Av ovan anledning har kommittén även beslutat att årsmöten som genomförs fysiskt tidigare än ovan tidpunkt ska anses vara ogiltiga inom SKK-organisationen.

Digitala möten

Kan föreningen erbjuda ett digitalt möte som uppfyller Kennelklubbens krav är detta en utmärkt lösning.

Svenska Brukshundklubben uppmuntrar organisationens föreningar att om möjligt använda sig av den digitala möjligheten för års- och fullmäktigemöten samt medlemsmöten under 2021. Att hålla medlemmar informerade och föra dialog under verksamhetsåret är viktigt.

För rikstäckande föreningar (rasklubbar) och föreningar som har stort upptagningsområde kan det digitala mötet stärka demokratin och ge alla medlemmar i landet samma chans att delta och göra sin röst hörd vid möten.

Här presenteras förslag på digitala möteslösningar inom Brukshundklubben.

Årsmöten för två verksamhetsår

Föreningar som skjutit upp års- eller fullmäktigemöte 2020 och inte avhandlat verksamhetsåret 2019 behöver genomföra sitt möte 2021.

Här har Kennelklubben information inför det första årsmötet efter det inställda årsmötet som alltså behandlar två verksamhetsår.

2. Kan vi skjuta upp 2021 års möte?

Kennelklubbens Föreningskommitté har beslutat att klubbar som samlar färre än 3 000 medlemmar får skjuta upp sina års- eller fullmäktigemöten till 2022 förutsatt att:

  • klubben haft ett årsmöte under 2020 som avhandlat verksamhetsåret 2019
    och
  • revisorerna har lämnat en revisionsberättelse utan några anmärkningar på styrelsens förvaltning under 2020.

Om klubben uppfyller kraven ovan ska års- eller fullmäktigemöte ändå genomföras på begäran av:

  • 1/3 av medlemmarna (delegaterna vid fullmäktigemöte)
  • närmast överordnad klubb i organisationen eller SKK
  • föreningens revisorer.

Andra tillfällen när mötet krävs

Se även andra tillfällen när föreningen måste genomföra års- eller fullmäktigemöte under 2021.

Beslut om att skjuta upp mötet

Information om hur man beslutar om att skjuta upp 2021 års möte.

3. Hur beslutar vi om att skjuta upp 2021 års möte?

Beslut om att ställa in års- eller fullmäktigemötet 2021 bör fattas av styrelsen så fort som möjligt och delges medlemmarna. Beslut ska fattas senast den 15 maj. Föreningen kan även ändra beslutet före den 15 maj. Se mer information nedan.

En vägledning för de föreningar som valt att skjuta upp sina möten finns att ta del av via den här länken. I vägledningen finns även information om hur man hanterar det närmast efterföljande mötet.

Ett beslut om att ställa in mötet innebär att samtliga mandattider i styrelsen automatiskt förlängs med ett år. Om styrelsen beslutar att ställa in mötet 2021 ska mötet 2022 genomföra de val som skulle ha skett året dessförinnan.

Sista dag för genomförande av års- eller fullmäktigemöten 2021

Brukshundklubbens förbundsstyrelse har beslutat att följa Kennelklubbens riktlinjer och beslutat att föreningar inom Svenska Brukshundklubben som genomför års- eller fullmäktigemöte 2021 ska göra det senast den 31 augusti 2021.

Sista dag för beslut om att skjuta upp möte

Föreningskommittén har beslutat att sista dagen för att fatta beslut om att ställa in års- eller fullmäktigemöte är den 15 maj, detta för att ge medlemmar och revisorer godtagbar tid att bedöma situationen och, enligt nedan, eventuellt begära att möte ändå genomförs. Det är därför bäst att fatta beslutet så tidigt som möjligt. Beslutet ska delges medlemmarna via hemsida och post eller e-post.

Beslut om att skjuta upp mötet gäller inte om en tredjedel av medlemmarna (vid fullmäktigemöte en tredjedel av delegaterna) begär att mötet ska hållas, eller om sådan begäran kommer från revisorerna eller den närmast överordnade klubben i organisationen.

Möjlighet att ändra beslutet

Om situationen förändras under 2021, antingen i samhället eller i föreningen, finns möjlighet att ändra beslutet att ställa in års- eller fullmäktigemötet och kalla till ordinarie möte. Ett sådant beslut måste fattas innan sista möjliga dagen för kallelse eller som senast den 15 maj. Uppstår behov av ett extra årsmöte* under året kan styrelsen istället kalla till ett sådant.

* Inom Svenska Brukshundklubben har vi inte extra årsmöten utan beslut kan fattas vid medlemsmöte.

4. Vad är viktigt att tänka på om vi skjuter upp 2021 års möte?

Beslut om att skjuta upp års- eller fullmäktigemöte ska fattas och delges medlemmarna så fort som möjligt, dock senast den 15 maj. Föreningen kan även ändra beslutet före den 15 maj.

De beslut som fattats av Föreningskommittén om års- och fullmäktigemöten i organisationen ger styrelsen ett större inflytande än vanligt att bestämma om och i så fall hur mötet ska genomföras. Det är därför viktigt att styrelsen inför dessa beslut är extra noggrann med att se till föreningens bästa och inte låter sig färgas av egna individuella preferenser. Som stöd i det beslutsfattandet kan det vara klokt att föra en dialog med föreningens revisorer och valberedning, det finns även möjlighet att be om medlemmarnas åsikt via enklare enkätundersökningar.

Om ni har en överordnad klubb kan det vara nödvändigt att fatta beslutet tidigare än så. En rekommendation från Föreningskommittén är dock att styrelsen snarast möjligt ska avisera sin inställning i frågan. En snabb och tydlig kommunikation ger revisorer och medlemmar möjlighet att reagera på styrelsens beslut. Det är också möjligt att ändra beslutet beroende på interna eller externa omständigheter.

Även om styrelsen snabbt beslutar sig för att genomföra mötet kan det i nuvarande läge vara svårt att redan nu veta på vilket sätt det kommer att kunna genomföras. För att ge möjlighet till flexibilitet har Föreningskommittén beslutat att det är tillräckligt att utfärda kallelse via hemsida och e-post senast 21 dagar före mötet i samtliga föreningar inom organisationen under 2021.

Om ni brukar kalla till mötet via klubbtidningen kan det vara bättre att använda den annonsplatsen till att uppmana medlemmar att inkomma med mejladresser så att de kan nås av kallelsen när ni fattat beslut om formerna för års- eller fullmäktigemötet.

Beslutar ni att arbeta med inriktningen att ha ett fysiskt årsmöte under vår eller tidig sommar är Föreningskommitténs rekommendation att ni även har en digital reservplan.

En vägledning för de föreningar som valt att skjuta upp sina möten finns att ta del av via den här länken. I vägledningen finns även information om hur man hanterar det närmast efterföljande mötet.

Ett beslut om att ställa in mötet innebär att samtliga mandattider i styrelsen automatiskt förlängs med ett år. Om styrelsen beslutar att ställa in mötet 2021 ska mötet 2022 genomföra de val som skulle ha skett året dessförinnan.

5. Vad gäller kring den ekonomiska redovisningen, revisorernas berättelse och verksamhetsberättelsen?

Det centrala kravet för att få skjuta sitt års- eller fullmäktigemöte ett år är att revisorerna har lämnat en ren revisionsberättelse över klubbens ekonomi och förvaltning. Det betyder att revisorerna inte ska ha gjort några anmärkningar på styrelsens förvaltning i revisionsberättelsen, varken små eller stora. Om revisorerna har tillsänt styrelsen revisions-PM med anmärkningar på förvaltningen är det inget hinder mot att skjuta på mötet, men om revisorerna anser att möte ska hållas kan de alltjämt se till att så sker.

För att revisorerna ska kunna genomföra sin revision krävs att styrelsen tillhandahåller sedvanligt underlag, det vill säga balans- och resultaträkning (resultatet för det gångna året balanseras i ny räkning) samt styrelseprotokoll och det ytterligare underlag revisorerna efterfrågar för att granska styrelsens förvaltning.

Föreningskommittén rekommenderar att årsmöteshandlingarna färdigställs i så stor utsträckning som möjligt även fast året inte behandlas förrän vid nästa års- eller fullmäktigemöte(2022), det är lättare att skriva verksamhetsberättelse över året som gått än över förrförra året.

De medlemmar som önskar ta del av styrelsens redovisning och revisorernas berättelse bör beredas möjlighet att göra det efter samma principer som gäller för tillhandahållande av protokoll från styrelsemöten.

6. När måste vi genomföra 2021 års möte?

Vid följande tillfällen måste års- eller fullmäktigemöten genomföras:

  • Föreningen har inte genomfört möte under 2020 som avhandlat verksamhetsåret 2019.
  • Revisorerna har lämnat en revisionsberättelse med anmärkningar på styrelsens förvaltning under 2020.
  • På revisorernas begäran.
  • På begäran från 1/3 medlemmarna/delegaterna vid fullmäktigemöte.
  • På begäran från närmast överordnad klubb i organisationen eller SKK.
  • Föreningen samlar fler än 3 000 medlemmar.
  • Om kvarvarande styrelse inte är beslutsför efter att förtroendevalda har lämnat uppdrag i styrelsen.

Föreningskommittén vill även uppmärksamma SKK:s medlemsorganisationer på överordnad klubbs möjlighet att i efterhand begära att möten som inte anses vara godtagbart genomförda tas om under andra förutsättningar.

Årsmöten för två verksamhetsår

Föreningar som skjutit upp års- eller fullmäktigemöte 2020 och inte avhandlat verksamhetsåret 2019 behöver genomföra sitt möte 2021.

7. Hur vet vi om vi måste genomföra 2021 års möte?

För tillfällen när ett möte måste genomföras se ovanstående frågeställning. Se till att ha en aktiv kommunikation och dialog med er förenings medlemmar (viktigt att alla medlemmar nås) på de sätt som är möjliga under rådande omständigheter.

  • För dialog med revisorerna.
  • För dialog med medlemmarna. Meddela medlemmarna att styrelsen funderar på att föreslå att mötet under rådande omständigheter skjuts upp till 2022 och ta in synpunkter från medlemmarna innan ett utsatt datum.
  • Om föreningen inte kan genomföra ett digitalt möte som uppfyller de krav som finns ska mötet skjutas upp till 2022 i enlighet med Kennelklubbens beslut om uppskjutet möte.

8. Hur kan vi genomföra möten 2021? Möteslösningar?

Föreningskommittén har mot bakgrund av information från Regeringen och Folkhälsomyndigheten av den 27 maj 2021 beslutat att fysiska års- eller fullmäktigemöten i SKKs medlemsorganisationer där fler än åtta personer är närvarande på samma plats kan tillåtas när Regeringens plan för avveckling av restriktioner övergår till steg 2, vilket planeras ske den 1 juli.

Av ovan anledning har kommittén även beslutat att årsmöten som genomförs fysiskt tidigare än ovan tidpunkt ska anses vara ogiltiga inom SKK-organisationen.

Digitala års- och fullmäktigemöten

Kennelklubben uppmanar sina medlemsorganisationer att själva arrangera digitala års- och fullmäktigemöten. Medlemsorganisationerna är fria att själva besluta om formerna för mötet förutsatt att de grundläggande krav och dispenser som Föreningskommittén beslutat om samt föreningens stadgar i övrigt uppfylls.

Typ av möte och rekommenderade hjälpmedel

Kennelklubbens uppmaning ovan innebär att alla föreningar kan välja de digitala verktyg de önskar så länge dessa uppfyller Kennelklubbens krav på digitala möten samt de krav som finns i våra stadgar. I Svenska Brukshundklubben har vi endast slutna voteringar vid personval vilket innebär att det endast är då vi behöver säkerställa att det finns ett system för sluten omröstning.

Slutna omröstningar/voteringar

För slutna omröstningar/voteringar vid personval måste föreningen kunna tillgodose ett sätt att genomföra detta på. Formerna för hur man gör det kan variera. Kanske finns det någon i föreningen som har kunskaper om något digitalt verktyg som fungerar för röstning och då är det okej att använda det. I sin enklaste form kan dock sluten votering ske genom att delegaterna skickar ett mail till en given mailadress tillika två rösträknare som tar emot rösterna från medlemmarna/delegaterna. Dock är det viktigt att föreningen väljer rösträknare som är oberoende och neutrala som t.ex. revisorer eller representant från distrikt. Rösträknare har strikt tystnadsplikt.

Brukshundklubben erbjuder stöd i Zoom och utbildning i digitala möten

Här finns information om det erbjudande om Zoom-licens som förbundet erbjuder distrikt, rasklubbar och lokalklubbar.

Här finns informastion om det samarbete med Studiefrämjandet i vilket mötesfunktionärer erbjuds utbildning i digital mötesteknik i Zoom.

Exempel på olika möteslösningar för digitala möten inom Brukshundklubben


1. Möte där val till ny styrelse kommer från valberedningen enligt den nya valordningen och där det endast finns ett förslag till ny styrelse, dvs inga nomineringar i övrigt

Mötesform: Enbart videomöte (med planering för en "plan b")
Mötesplattform: T.ex. Zoom
Voteringsfunktion för öppen votering: I Zoom finns möjlighet att använda något som kallas för "reactions" som ger deltagarna möjlighet att klicka på en grön bock för ja och en röd bock för nej. Mötesordförande kan genomföra öppna voteringar genom att be mötesdeltagarna markera symboler som blir synliga för alla i mötet. Öppen votering kan också hanteras genom att rösträknare eller mötesordförande går igenom röstlängden och ber varje deltagare att lägga sin röst muntligen.

Planering för en "plan b" (se exempel nedan) för voteringsfunktion behövs för ev. krav på sluten votering i samband med personval.

Förslagsvis sker detta via mail till två oberoende rösträknare på förslag av styreslen. Detta kan vara revisorer eller representanter från distrikt. Var noga med att föreslå rösträknare för mötet som är oberoende och neutrala. Rösträknare har strikt tystnadsplikt. Observera att föreningen får, och kan, använda alternativa digitala lösningar för att genomföra sluten votering men att det då är upp till föreningen att säkerställa att den slutna voteringen är säker och demokratisk med bibehållen valhemlighet.

Viktigt i protokollet

Protokollet ska innehålla redogörelse för den metod som använts för närvaro- och medlemskapskontroll samt upprättande av röstlängd. Protokollet ska även innehålla redogörelse för metod för genomförande av slutna voteringar med bibehållen valhemlighet.

2. Möte där sluten votering kommer att genomföras i samband med personval då det finns alternativa nomineringar förutom valberedningens förslag

Mötesform: Videomöte plus funktion för sluten votering
Mötesplattform: T.ex. Zoom
Voteringsfunktion: Förslagsvis sker detta via mail till två oberoende rösträknare. Detta kan vara revisorer eller representanter från distrikt. Var noga med att föreslå rösträknare för mötet som är oberoende och neutrala. Rösträknare har strikt tystnadsplikt. Observera att föreningen får, och kan, använda alternativa digitala lösningar för att genomföra sluten votering men att det då är upp till föreningen att säkerställa att den slutna voteringen är säker och demokratisk med bibehållen valhemlighet.

Viktigt i protokollet

Protokollet ska innehålla redogörelse för den metod som använts för närvaro- och medlemskapskontroll samt upprättande av röstlängd. Protokollet ska även innehålla redogörelse för metod för genomförande av slutna voteringar med bibehållen valhemlighet.

3. Möte med många åsiktsstarka medlemmar/delegater, känsloladdade motioner och val eller många yrkanden

Mötesform: Förslagsvis ber man Kennelklubben om hjälp med denna typ av möte. Mötet genomförs då via VoteIT eller via Zoom och VoteIT i kombination. På följande länk hittar du mer information om detta Års- och fullmäktigemöten | Svenska Kennelklubben (skk.se).

.

4. Fullmäktigemöten med viktade röster

Mötesform: Videomöte plus funktion för sluten votering
Mötesplattform: T.ex. Zoom
Voteringsfunktion: Förslagsvis sker detta via mail till två oberoende rösträknare. Detta kan vara revisorer eller representanter från distrikt. Vid fullmäktigemöten behövs rösträknare som kan räkna samman viktade röster. Antingen via excel, VoteIT eller liknande. Var noga med att föreslå rösträknare för mötet som är oberoende och neutrala. Rösträknare har strikt tystnadsplikt. Observera att föreningen får, och kan, använda alternativa digitala lösningar för att genomföra sluten votering men att det då är upp till föreningen att säkerställa att den slutna voteringen är säker och demokratisk med bibehållen valhemlighet.

Viktigt i protokollet

Protokollet ska innehålla redogörelse för den metod som använts för närvaro- och medlemskapskontroll samt upprättande av röstlängd. Protokollet ska även innehålla redogörelse för metod för genomförande av slutna voteringar med bibehållen valhemlighet.

Vad kan Kennelklubben hjälpa till med?

Som stöd till de föreningar som arrangerar digitala möten publicerar Föreningskommittén lathundar för digitala års- och fullmäktigemöten som genomförs via videokonferens. Lathundar ska inte ses som regelverk, utan ett stöd i arbetet med års- eller fullmäktigemötet.

Studiefrämjandet erbjuder mötesfunktionärer och mötesdeltagare utbildningar i digital mötesteknik.

Som komplement till möjligheten att själv arrangera digitalt årsmöte erbjuder SKK avgiftsbelagda digitala mötestyper:

  • Digitalt årsmöte till en kostnad av 7 500 kronor
  • Digitalt fullmäktigemöte till en kostnad av 7 500 kronor

Beskrivningar av mötestyperna finns att ta del av i Föreningspaketets avsnitt om föreningsarbete under coronapandemin.

9. Vilka är kraven för digitala års- eller fullmäktigemöten 2021?

Möten som genomförs 2021 ska vara digitala i enlighet med Kennelklubbens riktlinjer och ska följa Kennelklubbens krav.

Tidpunkt för mötet och kallelse

Oavsett vad respektive medlemsorganisations stadgar ställer för krav på års- och fullmäktigemöten har Svenska Kennelklubbens Föreningskommitté beslutat att följande ska gälla för alla klubbar inom SKK-organisationen under 2021.

  • Den senaste tidpunkten att genomföra års- eller fullmäktigemöte är den 31 augusti 2021. Brukshundklubben har beslutat i enlighet med Kennelklubbens beslut för föreningar inom Svenska Brukshundklubben.

  • Kallelse till års- eller fullmäktigemöte ska ske via e-post och hemsida och utfärdas senast 21 dagar före mötet. Föreningskommittén rekommenderar SKK:s medlemsorganisationer att uppmana medlemmar att skicka in e-postadresser för att möjliggöra kallelse.

Digitala års- och fullmäktigemöten

I korthet är behoven för det digitala mötet nedan punktform. Kennelklubbens detaljerade krav för respektive mötesform beskrivs därefter nedan.

  • Mötesverktyg som alla medlemmar kan använda, minimikrav är att alla hör varandra.
  • Metod för närvarokontroll.
  • Tillvägagångssätt för upprättande och löpande justering av röstlängd.
  • Metod för genomförande av slutna voteringar med bibehållen valhemlighet. Det kan ske digitalt genom:

SKK uppmanar sina medlemsorganisationer att själva arrangera digitala års- och fullmäktigemöten. Medlemsorganisationerna är fria att själva besluta om formerna för mötet förutsatt att de grundläggande krav som listas nedan är uppfyllda och att mötet genomförs i enlighet med klubbens stadgar undantaget nedan dispenser.

Digitala årsmöten

Grundläggande krav:

  • En beskrivning av hur och när mötet kommer att genomföras ska tillsammans med möteshandlingar, inklusive valberedningens förslag, publiceras på klubbens hemsida eller skickas via e-post till samtliga medlemmar senast tio dagar före mötet.
  • Protokollet ska innehålla redogörelse för den metod som använts för närvaro- och medlemskapskontroll samt upprättande av röstlängd.
  • Protokollet ska innehålla redogörelse för metod för genomförande av slutna voteringar med bibehållen valhemlighet.

Dispenser:

  • Det är tillåtet att kräva att medlemmar i förväg anmäler sitt deltagande vid årsmötet. Beslutet gäller endast digitala årsmöten under 2021 och föranmälan får som tidigast stänga sju dagar före mötet. Hänvisning till föranmälan ska finnas med i kallelsen.
  • Det är tillåtet att separera val av justerare och rösträknare så att dessa inte är samma personer.
  • Det är vid ett digitalt årsmöte tillräckligt att avhandla en förenklad dagordning, bestående av minst följande dagordningspunkter:
  1. Justering av röstlängd
  2. Val av ordförande för mötet
  3. Styrelsens anmälan om protokollförare vid mötet
  4. Val av justerare
  5. Vavl av rösträknare
  6. Beslut om närvaro- och yttranderätt
  7. Fråga om mötet blivit utlyst enligt gällande regelverk
  8. Fastställande av dagordningen
  9. Redovisning av föregående verksamhetsår
  10. Fastställande av balans- och resultaträkning
  11. Beslut om ansvarsfrihet för styrelsen
  12. Beslut om rambudget
  13. Val av styrelse
  14. Val av revisorer
  15. Val av valberedning
  16. Beslut om omedelbar justering av p. 12–14

OBS glöm inte andra punkter av vikt, tex beslut om medlemsvgift.

Digitala fullmäktigemöten

Grundläggande krav:

  • En beskrivning av hur och när mötet kommer att genomföras ska tillsammans med möteshandlingar skickas via e-post till samtliga mötesdeltagare tillsammans med kallelsen.
  • Protokollet ska innehålla redogörelse för metod för genomförande av slutna voteringar med bibehållen valhemlighet.

Dispenser:

  • Närvarorätt vid mötet är begränsad och tillkommer (förutom för delegaterna) styrelsen, valberedningen, revisorer, av klubben anställd personal, motionärer, mötets ordförande och oberoende rösträknare.
  • Vid digitala fullmäktigemöten får styrelsen, efter samråd med sina medlemsorganisationer, besluta att varje medlemsorganisation ska utse en delegat som bär samtliga röster och en ersättare till den utsedde delegaten.

10. Hur gör man? Vad finns det för system? Möteslösningar?

Det finns många olika digitala mötesverktyg att tillgå. Zoom och Microsoft Teams är exempel på två digitala verktyg för videomöten.

Ett digitalt års- eller fullmäktigemöte ska uppfylla Kennelklubbens krav. Extra viktigt är metod för närvarokontroll, röstlängd och möjlighet till slutna voteringar med bibehållen valhemlighet.

Här presenteras exempel på olika möteslösningar för digitala möten inom Brukshundklubben.

Zoom-licens via förbundet

Zoom är ett digitalt videoverktyg och en Zoom-licens ger fler möjligheter än gratisvarianten vad gäller bl.a. mötets längd och antal deltagare i möten.

Zoom är en kommunikationsprogramvara specialiserad för distansarbete och distansundervisning. Zoom kombinerar videokonferenser, e-möten, chatt och mobilt samarbete. I Zoom kan föreningar genomföra både möten, kurser, föreläsningar etc på distans.

Svenska Brukshundklubben har under 2020 erbjudit distrikt och rasklubbar Zoom-licenser för att möjliggöra digitala möten med bättre förutsättningar än gratisversionen.

Brukshundklubben har beslutat att erbjuda alla lokalklubbar en Zoom-licens för ett subventionerat pris till och med 2022-03-31. Kostnaden som kommer att belasta beställaren (lokalklubben) är 500 kr. Erbjudandet har skickats ut per e-post till den e-post som föreningen har angett för kommunikation i medlemsregistret Medlem online.

Länk till film om hur man kommer igång med Zoom (YouTube).

11. Vad ska vi tänka på inför och under ett digitalt möte?

  • Ett års- eller fullmäktigemöte 2021 ska genomföras enligt Kennelklubbens krav.
  • Exempel på möteslösningar för digitala möten inom Brukshundklubbe finns här.
  • Var extra tydlig i information och instruktioner till medlemmar. Tänk på att det kan vara första gången för många att vara med i ett digitalt möte.
  • Ett förmöte några dagar innan kan vara ett sätt att öva mötet och mötesdeltagarna i tekniken och sättet att använda det digitala verktygets funktioner i lugn och ro.
  • I kommunikation med medlemmarna ska samtliga medlemmar nås. Det räcker inte endast med information på Facebook eller Instagram. Utskick via e-postadresser hämtade ur Medlem Online, per post, överräckning i hand eller medlemstidning är godkända kommunikationsvägar.
  • Ta tid i inledningen av mötet för att gå igenom instruktioner för hur mötet ska genomföras, diskutera gemensamma "spelregler" för mötets deltagare och de tekniska funktioner som kommer användas.
  • Planera in korta bensträckare i tidsprogrammet för mötet. 45-minuters pass är ungefär vad digitala mötesdeltagare "orkar" och är konstruktiva i.
  • Lite samlade tips och råd vid digitalt möten finns här.

12. Hur tillgodoser vi att medlemmar i tex riskgrupp kommer till tals vid medlemsmöten 2021?

Se till att kommunicera och informera era medlemmar kontinuerligt via de kanaler som är möjliga under rådande omständigheter.

Brukshundklubbens förbundsstyrelse har beslutat om en dispens som gör att fullmaktsröstning under en tidsbegränsad period är tillåten.

Fullmakt ska vara skriftlig och kan utfärdas av medlem som inte kan närvara på mötet. Giltig fullmakt ska vara underskriven, innehålla medlemsnummer för den person fullmakten gäller, uppgift om vilket möte fullmakten gäller samt vem som företräder aktuell person. Fullmakt ska anmälas vid mötets öppnande.

Dispens gällande fullmaktsröstning

"Under tidsperioden 2021-01-01 till 2022-04-01 gäller dispens från Brukshundklubbens normalstadgar så att fullmaktsröstning är möjlig vid års-, fullmäktige- och medlemsmöten. En medlem/delegat kan högst ha två (2) röster. En delegat måste vara knuten till den klubb han/hon röstar för."

13. Hur blir det med/för styrelsen om man inte genomför års- eller fullmäktigemöte 2021?

I en förening som skjuter upp 2021 års möte fortsätter styrelsen att arbeta i den konstellation som har gällt under 2020.

Ett beslut om att ställa in mötet innebär att samtliga mandattider i styrelsen automatiskt förlängs med ett år. Om styrelsen beslutar att ställa in mötet 2021 ska mötet 2022 genomföra de val som skulle ha skett året dessförinnan.

Förändringar i styrelsen

Den ledamot som av något skäl inte vill eller har möjlighet att kvarbli under ett förlängt mandat har naturligtvis möjlighet att lämna sin post. I ett sådant läge kan fyllnadsval genomföras för den aktuella posten.

Behöver fyllnadsval genomföras kan det göras på digitalt medlemsmöte eller, om styrelsen är beslutsför*, kan en omkonstituering inom sittande styrelse ske genom den dispens från normalstadgarna som Brukshundklubbens förbundsstyrelse beslutat om.

Styrelsen kan stärka upp och avlasta styrelsen genom att adjungera medlemmar.

Sjukfrånvaro och beslutsmässighet

Skulle styrelsen drabbas av stort bortfall på grund av sjukfrånvaro kan det äventyra möjligheterna att fatta beslut. För att styrelsen ska kunna fatta beslut krävs att samtliga ledamöter är kallade till mötet och att fler än hälften närvarar. Hamnar klubben i ett läge där styrelsen inte kan fatta beslut ska styrelsen ta kontakt med revisorer och överordnad klubb.

Vägledning för styrelsearbete

Hur styr man en förening när förutsättningarna i samhället och för den egna verksamheten förändras drastiskt på kort tid? Kennelklubbens Föreningskommitté ger råd och vägledning för styrelser inom SKK-organisationen.

Hur regleras klubbens verksamhet?

Styrelsen har av klubbens års- eller fullmäktigemöte fått uppdraget att under sin mandattid förvalta klubben efter bästa förmåga och med hänsyn till det som medlemmarna beslutat ska gälla för föreningens mål och verksamhet. Föreningens viktigaste styrning är dess stadgar och de andra regelverk som stadgarna hänvisar till – exempelvis SKK:s stadgar eller regelverk.

Stadgarna kompletteras av olika beslut från årsmöten (exv. uppdrag till styrelsen, verksamhetsplan och rambudget) och styrelsemöten (exv. arkivplan, arbetsordningar eller sedan tidigare beslutade aktiviteter som ska genomföras). Därtill kommer SKK:s och föreningens egen praxis, alltså föreningens och organisationens sedvänja ("så har vi alltid gjort").

Att arbeta utan verksamhetsplan och rambudget

Eftersom mötet uteblir får styrelsen inga beslut om verksamhetsplan eller rambudget att förhålla sig till under det kommande året.

Vad avser den verksamhet som föreningen ska bedriva får styrelsen, i avsaknad av rambudget och verksamhetsplan, förvalta föreningen enligt stadgarna, tidigare verksamhetsplan och rambudget samt praxis.

Eftersom samhällssituationen ser ut som den gör är möjligheterna till aktiviteter begränsade. Tänk därför att styrelsen närmast har ett förvaltande uppdrag, det betyder att man "betalar räkningarna" och även i övrigt fullgör vad som i övrigt krävs gentemot avtalsparter. Det innebär också att föreningen fullgör de krav som stadgarna ställer på relationen till medlemmar, överordnad klubb och SKK.

Styrelsen ska vara mycket försiktig med att planera in ny verksamhet som kostar pengar att genomföra såväl som att göra andra kostsamma investeringar i verksamheten om de inte är absolut nödvändiga för föreningens fortsatta verksamhet.

Har föreningen redan beslutade arrangemang som kan genomföras trots omständigheterna är det bra att genomföra dem, men inte om det äventyrar föreningens ekonomi.

I situationer där styrelsen känner osäkerhet inför hanteringen av någon fråga rörande ekonomi eller planerad verksamhet bör samråd främst ske med föreningens revisorer. Revisorerna är medlemmarnas organ för kontroll av styrelsens förvaltning, en löpande dialog med dem är därför närmast nödvändig i en sådan här situation. Om styrelsen och revisorerna gör olika bedömningar i någon fråga går det att vända sig till den närmast överordnade klubben i organisationen och be om hjälp och stöd i det vidare arbetet. Utvärderingen av hur ni har hanterat ert förvaltningsuppdrag kommer från revisorer och medlemmar vid nästa års- eller fullmäktigemöte.

14. Vad gäller för de förtroendevaldas mandattider om vi inte har års- eller fullmäktigemöte 2021?

Ett beslut om att ställa in mötet innebär att samtliga mandattider i styrelsen automatiskt förlängs med ett år. Om styrelsen beslutar att ställa in mötet 2021 ska årsmötet 2022 genomföra de val som skulle ha skett året dessförinnan.

I de föreningar som skjutit fram sitt års- eller fullmäktigemöte 2020 till 2021 har SKK:s Föreningskommitté beslutat att mandattiderna i styrelsen ska förlängas med ett år. Det betyder alltså att de val som skulle ha genomförts vid års- eller fullmäktigemötet 2020 istället ska genomföras vid års- eller fullmäktigemötet 2021.

I de föreningar som skjuter fram sitt års- eller fullmäktigemöte 2021 till 2022 har SKK:s Föreningskommitté beslutat att mandattiderna i styrelsen ska förlängas med ett år. Det betyder alltså att de val som ska genomföras vid års- eller fullmäktigemötet 2021 istället ska genomföras vid års- eller fullmäktigemötet 2022.

15. Hur genomförs fyllnadsval om vi inte genomför års- eller fullmäktigemöte 2021?

Förtroendevalda kan av olika skäl välja att avsluta sina styrelseuppdrag. Förtroendevalda kan bl. a. lämna uppdrag under aktuellt verksamhetsår eller kanske inte önskar förlänga sitt förtroendeuppdrag under rådande omständigheter, när aktuell förening inte genomför års- eller fullmäktigemöte och mandattiden förlängs ett år. Naturligtvis har den förtroendevalda möjligheten att lämna sin post. I ett sådant läge kan fyllnadsval genomföras för den aktuella posten.

  1. Fyllnadsval kan genomföras i ett digitalt medlemsmöte under 2021, om det genomförs med de krav som råder för ett digitalt medlemsmöte.
  2. Brukshundklubbens förbundsstyrelse har även beslutat om en dispens från normalstadgarna som öppnar upp för en omkonstituering inom sittande styrelse. Styrelsen måste dock fortfarande vara beslutsför* i sin kvarvarande konstellation för att omkonstituering inom styrelsen kan vara möjligt. Om styrelsen inte är beslutsför* krävs fyllnadsval vid medlemsmöte.

Dispens gällande konstituering inom styrelsen

"Under tidsperioden 2021-01-01 till 2022-04-01 gäller dispens från Brukshundklubbens normalstadgar så att en förenings styrelse, inom sig, får konstituera om sig om förtroendevald lämnar sitt uppdrag i styrelse. Styrelsen måste dock vara beslutsför för att detta ska vara möjligt."

Så här går det till:

  • Förtroendevald meddelar styrelse samt valberedning om sitt beslut att inte fortsätta sitt uppdrag som förtroendevald i styrelsen.
  • Beslutsför* styrelse omkonstituerar inom sig i enlighet dispens från normalstadgarna. Även en funktionspreciserad förtroendepost (ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör) får utses inom kvarvarande styrelsemedlemmar.
  • Beslut med information om förändringar i styrelsen samt konstituering protokollförs.
  • Styrelsen meddelar medlemmarna förändringen på lämpligt sätt.
  • Valberedningen tar med sig informationen inför sitt kommande förslag.

Adjungera person till styrelsen

Styrelsen kan även adjungera medlem (utan rösträtt) för att stärka upp och avlasta styrelsen. Valberedningen bör i det sammanhanget kunna hjälpa till med namn på medlemmar som är intresserade av att delta i större utsträckning. Det finns också en möjlighet att fråga medlemmarna om deras åsikt i frågor via exempelvis mejlenkäter eller att be enskilda medlemmar om hjälp med enstaka uppdrag.

När styrelsen adjungerar en person till sig är det viktigt att hela styrelsen känner sig bekväm med den som blir adjungerad. En person som deltar i styrelsemötet utan att vara vald av års- eller fullmäktigemötet har inget personligt beslutsansvar utan arbetar på de förtroendevaldas ansvar. Det är därför inte lämpligt att låta en adjungerad person ensam teckna firman, även om det är en adjungerad kassör.

* Beslutsför innebär att minst halva antalet av det antal ledamöter, som föreningens stadgar föreskriver, måste delta på mötet. De kan förstås ersättas av suppleanter.

Exempel: En styrelse, som enligt föreningens specifika uppgifter i stadgarna består av ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör samt tre ledamöter, består alltså av totalt sju ledamöter (suppleanter oräknade). Här måste således minst fyra ledamöter och/eller suppleanter vara närvarande för att styrelsen ska vara beslutsför."

16. Hur omedelbart justerar man punkter i ett digitalt möte?

Under rådande omständigheter med digitala års- och fullmäktigemöten till följd är det inte möjligt för mötets justerare att på sittande möte skriva under en sammanställning av de omedelbart justerade besluten.

Fundera på om det är nödvändigt med omedelbar justering eller om det kan vänta, exv. om man inte byter firmatecknare. Svenska Kennelklubben godtar elektronisk signering. Ta kontakt med banken om hör med dem om de accepterar digitala signaturer, annars behöver ett protokollsutdrag upprättas och postas mellan justerare och mötesordförande.

Här får mötet godkänna och acceptera att den omedelbara justeringen antingen går igenom direkt på mötet och/eller genomförs enligt exempel ovan.

17. Måste vi genomföra alla medlemsmöten enligt normalstadgarna under 2021?

Nej, Svenska Brukshundklubbens förbundsstyrelse har beslutat om en dispens gällande antalet medlemsmöten så att dessa inte är tvingade för föreningar inom Svenska Brukshundklubben under en tidsbegränsad period.

Dispens gällande antal medlemsmöten

"Under tidsperioden 2021-01-01 till 2022-04-01 gäller dispens från Brukshundklubbens normalstadgar så att med rådande förutsättningar med covid-19 är normalstadgarnas stipulerade antal medlemsmöten som anges i stadgarna underställda det ansvar vi alla har att följa Folkhälsomyndighetens och Svenska Kennelklubbens råd och uppmaningar. Inställda eller uppskjutna medlemsmöten är med anledning av detta sanktionerat."

Att genomföra medlemsmöten med begränsad närvaro eller digitalt där föreningen inte kan hantera, närvarokontroll, röstlängd eller slutna voteringar mm är inte godkänt. Kompletterande informationsmöten utan beslutsfattande kan vara ett alternativ för information och kommunikation med medlemmarna. Läs mer om kraven för digitala medlemsmöten här.

18. Hur genomför vi en stadgeändring och ändrar antalet ledamöter i styrelsen under rådande omständigheter?

Normalstadgarna säger att stadgeändringar beslutas av års- eller fullmäktigemöte samt medlemsmöte (om det inte är ett enhälligt beslut vid års- eller fullmäktigemöte) för att därefter skickas till förbundsstyrelsen för fastställande innan de börjar gälla.

Svenska Brukshundklubbens förbundsstyrelse har beslutat om en dispens gällande stadgeändringar så att beslutet (om det är enhälligt vid års- eller fullmäktigemötet) går igenom med omedelbar verkan och inte behöver skickas in till förbundsstyrelsen för fastställande innan det börjar gälla.

Dispens gällande fastställande av normalstadgar

"Under tidsperioden 2021-01-01 till 2022-04-01 gäller dispens från Brukshundklubbens normalstadgar så att en förenings stadgeändring fastställs med omedelbar verkan på aktuellt års- eller fullmäktigemöte. Krav är att beslutet är enhälligt. Meddelande av beslut om stadgeändring ska meddelas förbundskansliet genom vidimerat protokollsutdrag eller kopia på underskrivet protokoll."

Så här går det till:

  • Styrelse lägger till års- eller fullmäktigemötet 2021 (eller 2022) fram förslag om stadgeändring, tex gällande antalet ledamöter i styrelsen.
  • Förslaget meddelas valberedningen så att de är insatta.
  • Valberedningen förbereder för två scenarier. Ett förslag enligt stadgeändringsförslaget och ett förslag med bibehållet antal ledamöter/suppleanter om stadgeändringen inte går igenom eller inte blir enhälligt.
  • Förslaget om stadgeändring ska finnas med i dagordning samt möteshandlingar.
  • Förslaget om stadgeändring behandlas under års- eller fullmäktigemötet på dagordningen innan punkten för personval. Beslutet ska fattas enhälligt samt ske med omedelbar justering. Är beslutet inte enhälligt krävs två beslut i enlighet med normalstadgarna. Personvalen kan då inte genomföras enligt förslaget på sittande möte utan först efter två stadgeenliga beslut.
  • Det är viktigt att få med all betydelsefull information om stadgeändringsbeslutet i protokollet. Se förslag på protokollskrivning här.
  • Personvalen sker därefter på sittande möte i enlighet med den nyss enhälligt beslutade stadgeändringen.
  • Beslutet ska därefter meddelas förbundskansliet (Box 4, 123 21 Farsta eller info(a)brukshundklubben.se genom vidimerat protokollsutdrag eller kopia på underskrivet protokoll.
  • En bekräftelse på de föreningsspecifika detaljerna tillskickas föreningen från förbundet när beslutet skickats in till förbundet.

19. Dispenser från normalstadgarna 2021-01-01--2022-04-01

Förbundsstyrelsen har beslutat om ett antal dispenser från organisationens normalstadgar under tidsperioden 2021-01-01 -- 2022-04-01.

Dispenserna ska förenkla föreningsarbetet och göra det enklare för organisationens medlemmar och förtroendevalda inför års-, fullmäktige- och medlemsmöten 2021.

Läs dispenserna från Svenska Brukshundklubbens normalstadgar här.

20. Tips och råd - digitalt möte

Ett bra digitalt möte är väl förberett och kommunicerat med mötesdeltagarna. För vägledning finns lite samlade tips och råd inför och under det digitala mötet här.

21. Kan vi utbilda oss i digitala möten och Zoom?

Svenska Brukshundklubben samarbetar med Studiefrämjandet och erbjuder mötesfunktionärer utbildningar i digital mötesteknik i Zoom. Mer information om utbildning i digitala åsmöten finns här.