FAQ inför års-, fullmäktige- och medlemsmöten 2022

Här finns information och svar på de vanligaste frågorna inför kommande års- och fullmäktige- och medlemsmöten 2022 samlade i en FAQ (frågor och svar). Se även föreningens stadgar för mer detaljer.

OBS! Informationen uppdateras kontinuerligt.

Allmän information

Svenska Kennelklubbens övergripande regler och riktlinjer

Under pandemin har Svenska Kennelklubbens (SKK) regler och riktlinjer för års- och fullmäktigemöten varit gällande för Svenska Brukshundklubbens föreningar i kombination med Brukshundklubbens stadgar.

Svenska Kennelklubbens dispenser och riktlinjer som varit gällande under 2021 har tagits bort. För 2022 har nya generella dispenser beslutats enligt nedan.

Generella dispenser från Kennelklubben

NYTT 10 januari Svenska Kennelklubbens föreningskommittés verkställande utskott har beslutat att det under 2022 är möjligt för SKK:s medlemsorganisationer att genomföra års- och fullmäktigemöten digitalt, samt att årsmötena kan genomföras senare än stadgarna medger, dvs t.om. 30 juni 2022. Läs SKK:s info om års- och fullmäktigemöten 2022 här.

NYTT 16 november Svenska Kennelklubbens föreningskommittés verkställande utskott har den 10 november 2021 fattat beslut om en generell dispens som möjliggör att möten även 2022 kan genomföras digitalt. Dock är inte hybridmöten tillåtna.

Beslutet lyder:

FK/VU beslutar att det under 2022 ska vara möjligt för SKKs medlemsorganisationer att genomföra års- och fullmäktigemöten digitalt. Följande dispenser och krav gäller för dessa möten:

  • Det är tillåtet att kräva att medlemmar i förväg anmäler sitt deltagande vid årsmötet. Beslutet gäller endast digitala årsmöten under 2022 och föranmälan får som tidigast stänga sju dagar före mötet. Hänvisning till kravet på föranmälan ska finnas med i kallelsen.
  • Protokollet ska innehålla redogörelse för den metod som använts för närvaro- och medlemskapskontroll samt upprättande av röstlängd.
  • Protokollet ska innehålla redogörelse för metod vid slutna voteringar med bibehållen valhemlighet, om sådan votering genomförts vid mötet.
  • För Svenska Brukshundklubben omfattas även de medlemsmöten, som stadgarna kräver i beslutet.

Som stöd till de klubbar som arrangerar digitala möten finns det en lathund för digitalt årsmöte via videokonferens.

OBS! Notera dock att de tider som gäller för år 2022 års- och fullmäktigemöten är de som framgår av klubbens egna stadgar!

Möten inom Brukshundklubben

För års-, fullmäktige- och medlemsmöten inom Brukshundklubben 2022 återgår mycket till det stadgeenliga och antalet medlemsmöten per år återgår till att följa det antal som anges i normalstadgarna. Dock möjliggör ovan nämnda generella dispenser från Kennelklubben att möten genomförs digitalt och att års- och fullmäktigemöten kan genomföras fram till den 30 juni under 2022.

Riskanalys, riktlinjer och restriktioner

Arrangör ska alltid göra riskanalys och följa riktlinjer och restriktioner från svenska myndigheter och Svenska Kennelklubben (SKK). Här finns mer information och länk till riskanalys.

Har föreningar inom Brukshundklubben kallat till fysiska års- eller fullmäktigemöten kan dessa ställas om till digitala möten efter beslut av styrelsen. Rutin för detta finns här.

Dispenser upphör

De dispenser från organisationens normalstadgar som Svenska Brukshundklubbens förbundsstyrelse beslutat om för att underlätta föreningsarbetet under pandemin gäller fram till 2022-04-01. Därefter återgår situationen till det normala enligt gällande normalstadgar.

  • Dispens gällande antal medlemsmöten
  • Dispens gällande fastställande av normalstadgar
  • Dispens gällande konstituering inom styrelsen
  • Dispens gällande fullmaktsröstning

För mer information om hur dispenserna används i praktiken läs mer i vår FAQ inför års-, fullmäktige- och medlemsmöten 2021.

Uppskjutna års- eller fullmäktigemöten 2021 – Hantera två verksamhetsår 2022

Kennelklubben möjliggjorde under 2021 för föreningar att skjuta upp års- eller fullmäktigemötet om vissa premisser uppfylldes.

Föreningar som inte genomförde års- eller fullmäktigemöten 2021 behöver nu hantera två verksamhetsår vid det kommande mötet 2022. Detta medför att mötet och dagordningen blir lite annorlunda. Viktigt är att SKK:s riktlinjer här kombineras med Brukshundklubbens stadgar, tex vad gäller dagordning mm i övrigt.

Vid personval på års- och fullmäktigemöten som hanterar två verksamhetsår ska de personval göras som skulle ha skett vid det uppskjutna mötet 2021.

Kennelklubbens vägledning

Här finns vägledning från Svenska Kennelklubben hur två verksamhetsår ska hanteras på mötet.

Viktigt att tänka på 2022

  • Kallelser till års- och fullmäktigemöten ska utfärdas senast den 1 januari 2022
  • Kallelser ska skickas skriftligen till varje medlem via post, e-post, lämnas personligen eller via medlemstidning/årskalender/motsvarande som distribueras enligt någon av de tidigare nämnda sätten. Det räcker inte med information på hemsida eller sociala medier
  • Dispenser från normalstadgar inom Brukshundklubben gäller fram till 1 april 2022
  • Förening som inte genomförde möte 2021 hanterar två verksamhetsår vid möte 2022
  • Möten kan, enligt generell dispens beslutad av Svenska Kennelklubbens föreningskommittés verkställande utskott den 10 november, genomföras digitalt även 2022.
  • Års- och fullmäktigemöten kan, enligt generell dispens beslutad av Svenska Kennelklubben, genomföras senare än stadgarna medger, dvs t.om. 30 juni 2022.

I övrigt se normalstadgar inom Svenska Brukshundklubben för ytterligare detaljer.

För mer information se föreningens normalstadgar och FAQ (frågor och svar) nedan.

-------------------------------------------------------------------

FAQ - Frågor och svar

Klicka på respektive fråga för dirigering till aktuellt svar.

Hur genomförs års-, fullmäktige- eller medlemsmöten 2022?
Kan vi skjuta upp 2022 års möte?
När måste vi genomföra 2022 års möte?
Vad är viktigt att tänka på inför möten 2022?
Vad är viktigt att tänka på om vi skjutit upp 2021 års möte?
Vad gäller kring den ekonomiska redovisningen, revisorernas berättelse och verksamhetsberättelsen för 2020?
Vad gäller för de förtroendevaldas mandattider om vi inte hade års- eller fullmäktigemöte 2021?
Hur ändrar vi från fysiskt till digitalt möte?
Måste vi genomföra alla medlemsmöten enligt normalstadgarna under 2022?
Hur genomför vi en stadgeändring och ändrar antalet ledamöter i styrelsen?
Dispenser från normalstadgarna 2021-01-01--2022-04-01.

Hur genomförs års-, fullmäktige- och medlemsmöten 2022?

Fysiska eller digitala möten

För att uppfylla den demokratiska processen och samtidigt beakta den ökade smittspridningen i samhället rekommenderar Svenska Brukshundklubben att års- och fullmäktigemöten, så långt det är möjligt, avhålls digitalt.

Har föreningar kallat till fysiska års- eller fullmäktigemöten kan dessa ställas om till digitala möten efter beslut av styrelsen. Rutin för detta finns här.

Om ett fysiskt möte arrangeras behöver riskanalys, riktlinjer och restriktioner beaktas.

Riskanalys, riktlinjer och restriktioner

Arrangör ska alltid göra riskanalys och följa riktlinjer och restriktioner från svenska myndigheter och Svenska Kennelklubben (SKK). Här finns mer information och länk till riskanalys.

Generella dispenser från Kennelklubben

Svenska Kennelklubbens dispenser och riktlinjer som varit gällande under 2021 har tagits bort.

Svenska Kennelklubbens föreningskommitté har beslutat om nya generella dispenser som öppnar upp för digitala möten 2022 samt att års- eller fullmäktigemöten kan genomföras senare än stadgarna medger, dvs t.om. 30 juni 2022. Läs mer här.

Årsmöten för två verksamhetsår

Föreningar som skjutit upp års- eller fullmäktigemöte 2021 och inte avhandlat verksamhetsåret 2020 behöver hantera två verksamhetsår vid sitt möte 2022.

Kan vi skjuta upp 2022 års möte?

Nej det går inte att skjuta upp 2022 års möte till 2023. Svenska Kennelklubben har tagit bort den generella dispens som under 2021 möjliggjorde att möten under vissa premisser kunde skjutas upp ett år.

Svenska Kennelklubbens föreningskommitté har dock beslutat om nya generella dispenser som öppnar upp för digitala möten 2022 samt att års- eller fullmäktigemöten kan genomföras senare än stadgarna medger, dvs t.om. 30 juni 2022. Läs mer här.

När måste vi genomföra 2022 års möte?

Datum för års- och fullmäktigemötens genomförande framgår av föreningens stadgar. Svenska Kennelklubbens föreningskommitté har dock beslutat om nya generella dispenser som öppnar upp för digitala möten 2022 samt att års- eller fullmäktigemöten kan genomföras senare än stadgarna medger, dvs t.om. 30 juni 2022. Läs mer här.

Vad är viktigt att tänka på inför möten 2022?

  • Kallelser till års- och fullmäktigemöten ska utfärdas senast den 1 januari 2022
  • Kallelser ska skickas skriftligen till varje medlem via post, e-post, lämnas personligen eller via medlemstidning/årskalender/motsvarande som distribueras enligt någon av de tidigare nämnda sätten. Det räcker inte med information på hemsida eller sociala medier
  • Dispenser från normalstadgar inom Brukshundklubben gäller fram till 1 april 2022
  • Förening som inte genomförde möte 2021 hanterar två verksamhetsår vid möte 2022
  • Möten kan, enligt generell dispens beslutad av Svenska Kennelklubbens föreningskommittés verkställande utskott den 10 november, genomföras digitalt även 2022.
  • Års- och fullmäktigemöten kan, enligt generell dispens beslutad av Svenska Kennelklubben, genomföras senare än stadgarna medger, dvs t.om. 30 juni 2022.

I övrigt se normalstadgar inom Svenska Brukshundklubben för ytterligare detaljer.

Vad är viktigt att tänka på om vi skjutit upp 2021 års möte?

Svenska Kennelklubben möjliggjorde under 2021 för föreningar att skjuta upp års- eller fullmäktigemötet ett år om vissa premisser uppfylldes.

Föreningar som inte genomförde års- eller fullmäktigemöten 2021 behöver nu hantera två verksamhetsår vid det kommande mötet 2022. Detta medför att mötet och dagordningen blir lite annorlunda. Viktigt är att SKK:s riktlinjer här kombineras med Brukshundklubbens stadgar, tex vad gäller dagordning mm i övrigt.

Vid personval på års- och fullmäktigemöten som hanterar två verksamhetsår ska de personval göras som skulle ha skett vid det uppskjutna mötet 2021.

Det finns en vägledning, se nedan, hos Svenska Kennelklubben att ta del av för de föreningar som valt att skjuta upp sina möten. I vägledningen finns även information om hur man hanterar det närmast efterföljande mötet.

Kennelklubbens vägledning

Här finns vägledning från Svenska Kennelklubben hur två verksamhetsår ska hanteras på mötet.

Vad gäller kring den ekonomiska redovisningen, revisorernas berättelse och verksamhetsberättelsen för 2020?

Det centrala kravet för att få skjuta på års- eller fullmäktigemöte ett år var 2021 att revisorerna hade lämnat en ren revisionsberättelse över klubbens ekonomi och förvaltning. Det betyder att revisorerna inte skulle ha gjort några anmärkningar på styrelsens förvaltning i revisionsberättelsen, varken små eller stora.

För att revisorerna skulle kunna genomföra sin revision krävdes att styrelsen tillhandahöll sedvanligt underlag, det vill säga balans- och resultaträkning (resultatet för det gångna året balanseras i ny räkning) samt styrelseprotokoll och det ytterligare underlag revisorerna efterfrågat för att granska styrelsens förvaltning.

Kennelklubbens Föreningskommitté rekommenderade att årsmöteshandlingarna färdigställdes 2021 i så stor utsträckning för 2020 som möjligt även fast året inte behandlas förrän vid nästa års- eller fullmäktigemöte (2022). Det är lättare att skriva verksamhetsberättelse över året som gått än över det förrförra året.

Vad gäller för de förtroendevaldas mandattider om vi inte hade års- eller fullmäktigemöte 2021?

I de föreningar som sköt fram sitt års- eller fullmäktigemöte 2021 till 2022 beslutade Kennelklubben att mandattiderna i styrelsen förlängdes automatiskt med ett år. Det betyder att de val som skulle ha genomförts vid års- eller fullmäktigemötet 2021 istället ska genomföras nu vid års- eller fullmäktigemötet 2022.

Hur ändrar vi från fysiskt till digitalt möte?

Med ökad smittspridning och restriktioner ser vi inte att vi kan genomföra vårt planerade års- eller fullmäktigemöte fysiskt som planerats. Hur gör vi?

Kallelse till års- eller fullmäktigemöte har gått ut senast den 1 januari 2022. Med anledning av den förändrade samhällssituationen behöver föreningar inför års- och fullmäktigemöten göra riskanalyser och anpassa verksamheten efter de restriktioner som råder.

Ett års- och fullmäktigemöte måste vara demokratiskt godtagbart. Inom Svenska Brukshundklubben innebär det att alla röstberättigade ska ges möjlighet att delta i mötet, ges möjlighet att yttra sig och lämna förslag samt ges möjlighet att på ett godtagbart sätt avge sin röst i beslutsfrågor. För att uppfylla detta och samtidigt beakta den ökade smittspridningen i samhället rekommenderas att års- och fullmäktigemöten, så långt det är möjligt, avhålls digitalt. Digitala möten möjliggörs under 2022 genom en generell dispens från Svenska Kennelklubben.

I de fall fysiska möten planeras behöver lokalens storlek beaktas.

Hur en styrelse hanterar byte av fysiskt till digitalt möte

  1. Beslut om att genomföra planerat års- eller fullmäktigemötet 2022 digitalt i stället för fysiskt fattas av styrelsen vid styrelsemöte så fort som möjligt.
    Svenska Brukshundklubben rekommenderar föreningar att vid beslut om övergång till digitalt arrangemang om möjligt bibehålla det planerade datumet och tiden för mötet.
    Om mötet skjuts upp till annat datum än det först angivna, är tidpunkt för när utskick av ny kallelse ska ske samt hur detta görs, den tidsangivelse och det sätt som står angivet för medlemsmöte i stadgarna.
  2. Beslut om förändring av mötets arrangemang ska tydligt och snabbt delges samtliga medlemmar/berörda genom att dessa tillställs varje medlem/berörd. Informationen kommuniceras med fördel även i föreningens kommunikationskanaler.
  3. Års- eller fullmäktigemötet beslutar om mötet blivit stadgeenligt utlyst.

Måste vi genomföra alla medlemsmöten enligt normalstadgarna under 2022?

Ja, under 2022 återgår organisationen till att följa det antal medlemsmöten som anges i Svenska Brukshundklubbens normalstadgar. Dispens från normalstadgarna gällande antal medlemsmöten upphör att gälla den 1 april 2022.

Hur genomför vi en stadgeändring för att ändra antalet ledamöter i styrelsen?

Enligt normalstadgarna ska stadgeändringar beslutas av års- eller fullmäktigemöte samt medlemsmöte (om det inte är ett enhälligt beslut vid års- eller fullmäktigemöte). Därefter skickas beslutet till förbundsstyrelsen för fastställande innan de börjar gälla.

Svenska Brukshundklubbens dispens gällande stadgeändringar upphör att gälla den 1 april 2022 och därefter återgår stadgeändring till det normala i enlighet med normalstadgarna.

Dispens gällande fastställande av normalstadgar

"Under tidsperioden 2021-01-01 till 2022-04-01 gäller dispens från Brukshundklubbens normalstadgar så att en förenings stadgeändring fastställs med omedelbar verkan på aktuellt års- eller fullmäktigemöte. Krav är att beslutet är enhälligt. Meddelande av beslut om stadgeändring ska meddelas förbundskansliet genom vidimerat protokollsutdrag eller kopia på underskrivet protokoll."

Så här kan det gå till fram till den 1 april 2022:

  • Styrelse lägger till års- eller fullmäktigemötet 2021 (eller 2022) fram förslag om stadgeändring, tex gällande antalet ledamöter i styrelsen.
  • Förslaget meddelas valberedningen så att de är insatta.
  • Valberedningen förbereder för två scenarier. Ett förslag enligt stadgeändringsförslaget och ett förslag med bibehållet antal ledamöter/suppleanter om stadgeändringen inte går igenom eller inte blir enhälligt.
  • Förslaget om stadgeändring ska finnas med i dagordning samt möteshandlingar.
  • Förslaget om stadgeändring behandlas under års- eller fullmäktigemötet på dagordningen innan punkten för personval. Beslutet ska fattas enhälligt samt ske med omedelbar justering. Är beslutet inte enhälligt krävs två beslut i enlighet med normalstadgarna. Personvalen kan då inte genomföras enligt förslaget på sittande möte utan först efter två stadgeenliga beslut.
  • Det är viktigt att få med all betydelsefull information om stadgeändringsbeslutet i protokollet. Se förslag på protokollskrivning här.
  • Personvalen sker därefter på sittande möte i enlighet med den nyss enhälligt beslutade stadgeändringen.
  • Beslutet ska därefter meddelas förbundskansliet (Box 4, 123 21 Farsta eller info(a)brukshundklubben.se genom vidimerat protokollsutdrag eller kopia på underskrivet protokoll.
  • En bekräftelse på de föreningsspecifika detaljerna tillskickas föreningen från förbundet när beslutet skickats in till förbundet och där godkänts.

Dispenser från normalstadgarna 2021-01-01--2022-04-01

Svenska Brukshundklubbens förbundsstyrelsen beslutade i slutet av 2020 om ett antal dispenser från organisationens normalstadgar att gälla under tidsperioden 2021-01-01 -- 2022-04-01.

Syftet med dispenserna var att de skulle förenkla föreningsarbetet och göra det enklare för organisationens medlemmar och förtroendevalda inför års-, fullmäktige- och medlemsmöten 2021.

Läs dispenserna från Svenska Brukshundklubbens normalstadgar här.