Årsmöte/fullmäktige i klubb eller distrikt

Årsmöten/fullmäktigen i våra lokala klubbar, distrikt och rasklubbar är medlemmarnas viktigaste möte inom Svenska Brukshundklubben.

Årsmötet/fullmäktiget - det viktigaste mötet

Medlemmarnas viktigaste möte kan vara just års- och fullmäktigemötet. Här har den enskilde medlemmen ordentligt med inflytande och kan påverka olika beslut och verksamhetens framtid.

Med hjälp av normalstadgarna, föreningsteknik och en bra mötesordförande för års- och fullmäktigemötet kan det bli ett roligt möte mellan människor som brinner för samma sak. Här har vi samlat lite matnyttigt inför stundande års- och fullmäktigemöten.

Regler för års- och fullmäktigemöten

Års- och fullmäktigemöten inom Svenska Brukshundklubben styrs av normalstadgar. Där finns uppgifter om kallelser, dagordning och genomförande. Studera normalstadgarna noggrant och ha dem alltid tillgängliga vid årsmötet.

Nytt arbetssätt kring valberedningens förslag samt personvalens genomförande inför års- och fullmäktigemöten 2021

En ny valordning som bl.a. "ställer om" arbetssättet kring valberedningens förslag har införts i normalstadgarna (§10) som började gälla den 1 juli 2020. Att ropa namn "från golvet" på års- eller fullmäktigemöten kommer inte heller längre att vara möjligt. Den nya valordningen gäller i samtliga föreningar inom Svenska Brukshundklubben. Läs mer om detaljerna och det nya arbetssättet med den nya valordningen här.

Inför års- och fullmäktigemötet

Planera och kalla i god tid

Se till att kallelse till års- och fullmäktigemötet samt de möteshandlingar som ska behandlas når era medlemmar i enlighet med normalstadgarna!

Till års- och fullmäktigemötet behövs:

Mallar

Vi har gjort några förslag på mallar för årsmötet som är fria att använda. Till exempel för dagordning, röstlängd, årsmötesprotokoll och omedelbar justering på årsmötet. Se högerkolumnen för dokument. Mallarna är skivna som förslag till lokalklubb men går givetvis att anpassa för rasklubbar och distrikt.

Röstlängd

Röstlängden (Word-dokument, 254 kB) är listan med de närvarande medlemmarna vid medlemsmötet eller årsmötet. Listan används bland annat som underlag vid röstning.

Närvarande medlemmar måste ha ett godkänt medlemskap för att vara röstberättigade. Med en aktuell medlemslista från Medlem Online är det lätt att kontrollera medlemskapet och pricka av närvaron. Ta ut listan så nära in på mötet som möjligt för att få den som mest aktuell.

Vid fastställande av röstlängd under årsmötet kan sekreteraren läsa upp de avprickade medlemmarna i medlemslistan och avsluta med frågan om någon närvarande inte är uppropad. Det är mycket viktigt att även nyanlända noteras i röstlängd samt protokoll.

Ansök om utmärkelser

Års- och fullmöktigemötet är ett trevlig tillfälle att dela ut förtjänsttecken, förtjänstmedaljer eller utmärkelser inom tjänstehund till föreningens funktionärer och medlemmar.

Styrelsen bör fatta beslut redan tidigt under hösten för vem och vilken utmärkelse som ska ansökas. Allt för att processen ska vara klar till ert års- eller fullmäktigemöte. Föreningens ansökan ska sändas för godkännande av distrikt eller rasklubb, som sedan sänder vidare till förbundskansliet där definitivt beslut fattas.

Efter års- och fullmäktigemötet

Efter års- och fullmäktigemötet startar ett nytt verksamhetsår för den nyvalda styrelsen! Här har vi samlat information att tänka på efter årsmötet när den nya styrelsen ska påbörja sitt arbete.

Registrera medlemsansvarig/webbkassör

Under fliken "förtroendevalda" i medlemssystemet Medlem Online ger ni era medlemsansvariga (kallas webbkassör i Medlem Online) behörighet att administrera medlemsuppgifter. Dessa är tidsstyrda och löper ut det datum som ni själva anger, oftast strax efter årsmötet. Var noga med att förlänga perioden, annars stängs personer ute från systemet trots att de fortfarande är behöriga på sin förtroendepost.

Tips och instruktioner finns på sidan Medlem Online.

Registrera styrelse och funktionärer

Det är förenignens medlemsansvariga/webbkassörer som kan ändra era funktionärsuppgifter i Medlem Online.

För att post och behörigheter i våra system ska bli korrekta måste alla förtroendevalda registreras i medlemssystemet Medlem Online med rätt funktion/styrelsepost.

Efter års- och fullmäktigemötet är det därför viktigt att ni så fort som möjligt ändrar uppgifterna i Medlem Online om styrelsen ändrat formation. Ni behöver inte rapportera in ny styrelse till förbundet på annat sätt. Uppgifterna som ni registrerar hämtas direkt i medlemssystemet.

OBS! Det är viktigt att både nya i styrelsen rapporteras in och att personer som avgått från funktionärsposter avregistreras.

Tips och instruktioner finns på sidan Medlem Online.

Uppdaterade e-postadresser

Det är viktigt att alla i styrelsen har registrerat en e-postadress på sin registerpost då förbundet ibland riktar mejlinformation direkt till en styrelsefunktion, t.ex. ordföranden.

Föreningens officiella e-postadress

Den officiella e-postadress som föreningen har är ett mycket viktigt kommunikationsmedel. Ett tips till er, då tiden inte räcker för en person, att hantera klubbens alla mejl är att skapa en e-postadress som flera kan administrera. Det kan t ex vara klubben@gmail.com, dit flera har lösenordet. På så sätt får fler tillgång till informationen och ni kan dela på arbetsbördan. Det går också att skapa regler för vidarebefordring så ett mejl går till flera personer.

Registrera nästkommande års lokala medlemsavgift

Efter beslut på års- och fullmäktigemöte ska den lokala medlemsavgiften för kommande verksamhetsår rapporteras in i Medlem Online. Det är bara den lokala delen av medlemsavgiften som ska rapporteras in. Förbundsavgiften tillkommer automatiskt. Sista dag för detta är i början av november, men gör det gärna direkt efter genomfört årsmöte!

Tips och instruktioner finns på sidan Medlem Online.