Årsmöte i klubb eller distrikt

Årsmöten i våra lokala klubbar, distrikt och rasklubbar är medlemmarnas viktigaste möte inom Svenska Brukshundklubben.

Årsmötet - det viktigaste mötet

Medlemmarnas viktigaste möte kan vara just årsmötet. Här har den enskilde medlemmen ordentligt med inflytande och kan påverka olika beslut och verksamhetens framtid.

Med hjälp av stadgarna, ett mått föreningsteknik och en bra ordförande för årsmötet kan det bli ett roligt möte mellan människor som brinner för samma sak.

Regler för årsmöten

Årsmöten inom Svenska Brukshundklubben styrs av normalstadgar klubb och normalstadgar distrikt. Där finns uppgifter om kallelser, dagordning och genomförande. Studera stadgarna noggrant och ha dem alltid tillgängliga vid årsmötet.

Inför årsmötet

Planera och kalla i god tid

Se till att kallelse till årsmötet och årsmöteshandlingar når era medlemmar i enlighet med stadgarna!

Till årsmötet behövs:

  • Röstlängd
  • Dagordning
  • Verksamhetsberättelse
  • Verksamhetsplan/måldokument
  • Budget
  • Valberedningens förslag
  • Balans- och resultaträkning
  • Revisionsberättelse
  • Motioner

Mallar

Vi har gjort några förslag på mallar för årsmötet som är fria att använda. Till exempel för dagordning, röstlängd, årsmötesprotokoll och omedelbar justering på årsmötet. Se högerkolumnen för dokument. Mallarna är skivna som förslag till lokalklubb men går givetvis att anpassa för rasklubbar och distrikt.

Röstlängd

Röstlängden är listan med de närvarande medlemmarna vid medlemsmötet eller årsmötet. Listan används bland annat som underlag vid röstning.

Närvarande medlemmar måste ha ett godkänt medlemskap för att vara röstberättigade. Med en aktuell medlemslista från Medlem Online är det lätt att kontrollera medlemskapet och pricka av närvaron. Ta ut listan så nära in på mötet som möjligt för att få den som mest aktuell.

Vid fastställande av röstlängd under årsmötet kan sekreteraren läsa upp de avprickade medlemmarna i medlemslistan och avsluta med frågan om någon närvarande inte är uppropad. Det är mycket viktigt att även nyanlända noteras i röstlängd samt protokoll.

Ansök om utmärkelser

Årsmötet är ett trevlig tillfälle att dela ut förtjänsttecken, förtjänstmedaljer eller utmärkelser inom tjänstehund till klubbens funktionärer och medlemmar.

Klubbstyrelsen bör fatta beslut redan tidigt under hösten för vem och vilken utmärkelse som ska ansökas. Allt för att processen ska vara klar till ert årsmöte. Klubbens ansökan ska sändas för godkännande av distrikt eller rasklubb, som sedan sänder vidare till förbundskansliet där definitivt beslut fattas.

Efter årsmötet

Efter årsmötet startar ett nytt verksamhetsår för den nyvalda styrelsen! Här har vi samlat information att tänka på efter årsmötet när den nya styrelsen ska påbörja sitt arbete.

Registrera medlemsansvarig/webbkassör

Under fliken "förtroendevalda" i medlemssystemet Medlem Online ger ni era medlemsansvariga (kallas webbkassör i Medlem Online) behörighet att administrera medlemsuppgifter. Dessa är tidsstyrda och löper ut det datum som ni själva anger, oftast strax efter årsmötet. Var noga med att förlänga perioden, annars stängs personer ute från systemet trots att de fortfarande är behöriga på sin förtroendepost.

Tips och instruktioner finns på sidan Medlem Online.

Registrera styrelse och funktionärer

Det är klubbens medlemsansvariga/webbkassörer som kan ändra era funktionärsuppgifter i Medlem Online.

För att post och behörigheter i våra system ska bli korrekta måste alla förtroendevalda registreras i medlemssystemet Medlem Online med rätt funktion/styrelsepost.

Efter årsmötet är det därför viktigt att ni så fort som möjligt ändrar uppgifterna i Medlem Onlineom styrelsen ändrat formation. Ni behöver inte rapportera in ny styrelse till förbundet. Uppgifterna som ni registrerar hämtas direkt i medlemssystemet.

OBS! Det är viktigt att både nya i styrelsen rapporteras in och att personer som avgått från funktionärsposter avregistreras.

Tips och instruktioner finns på sidan Medlem Online.

Uppdaterade e-postadresser

Det är viktigt att alla i styrelsen har registrerat en e-postadress på sin registerpost då förbundet ibland riktar mejlinformation direkt till en styrelsefunktion, t.ex. ordföranden.

Klubbens officiella e-postadress

Den officiella e-postadress som klubben/distriktet har är ett mycket viktigt kommunikationsmedel. Ett tips till er då tiden inte räcker för en person att hantera klubbens alla mejl är att skapa en e-postadress som flera kan administrera. Det kan t ex vara klubben@gmail.com, dit flera har lösenordet. På så sätt får fler tillgång till informationen och ni kan dela på arbetsbördan. Det går också att skapa regler för vidarebefordring så ett mejl går till flera personer.

Registrera nästkommande års lokala medlemsavgift

Efter beslut på årsmöte ska den lokala medlemsavgiften för kommande verksamhetsår rapporteras in i Medlem Online. Det är bara den lokala delen av medlemsavgiften som ska rapporteras in. Förbundsavgiften tillkommer automatiskt. Sista dag för detta är i början av november, men gör det gärna direkt efter genomfört årsmöte!

Tips och instruktioner finns på sidan Medlem Online.