Protokoll & arkivering

Beslut ska protokollföras och korrespondens ska arkiveras inom Svenska Brukshundklubben. Läs vad som gäller och få tips om hur du ska göra.

Protokoll

Samtliga styrelsesammanträden och andra beslutssammanträden ska protokollföras, inte bara för stundens behov utan för all framtid.

Ordförandens ansvar

Inom Svenska Brukshundklubben innebär detta att sammanträden för styrelser, kommittér, arbetsgrupper samt valberedningar ska protokollföras. Självklart ska årsmöten och medlemsmöten protokollföras. Det är ordföranden/sammankallande som ansvarar för att protokoll förs medan det är sekreteraren eller utsedd person som skriver protokollen.

Protokollet ska innehålla

Det är viktigt att protokoll förs på ett tillfredsställande sätt så att "efterlevande" kan följa ärenden och ta del av beslut som fattats. Den vanligaste protokollsformen inom Brukshundklubben är beslutsprotokoll. Följande uppgifter ska alltid noteras i beslutasprotokoll:

  1. Ärendebeskrivning -beskrivande rubrik för varje paragraf
  2. Framkomna förslag - alla förslag i diskussioner ska nedtecknas för att eftervärlden ska kunna se vilka alternativ som beslutet fattats på
  3. Beslut - viktigt att beslutet blir tydligt nedtecknat
  4. Verkställighet - det ska framgå vem skom ska effektuera det fattade beslutet
  5. Eventuella voteringssiffror - om votering begärts och genomförts ska de styrkeförhållanden som framkommit anges
  6. Eventuella reservationer - om en eller flera ledamöter reserverar sig mot beslut ska detta protokollföras i direkt anslutning till beslutet. Personer som reserverar sig ska dock föra styrelsens gemensamma talan utanför styrelserummet.

Arkivering

I Svenska Kennelklubbens (SKK) stadgar regleras att det är styrelsen i respektive klubb/specialklubb som ansvarar för arkiv och korrespondens. Det gäller därför även inom Svenska Brukshundklubben, som specialklubb inom SKK.

Här har vi gjort anvisningar för att underlätta för klubbar, distrikt, förbundsstyrelse, utskott och förbundskansli i arbetet med sina arkiv.

Ett arkiv

Arkivet hos en klubb innehåller de handlingar som har tillkommit i verksamheten. Det kan till exempel vara stadgar, en brevkopia till någon som inbjudits att föreläsa, protokoll som förs vid styrelsemöten, fotografier som har tagits vid olika typer av arrangemang, jubileumsskrifter, medlemsregister, räkenskaper, verksamhetsberättelser.

Kulturarv

Tillsammans avspeglar dessa dokument klubbens historia. Det är viktigt att vi räddar detta för kommande generationer eftersom det utgör historiska källor, en del av kommande kulturarv som ska gå att forska i. Så se till att samla och arkivera ert material i klubben eller distriktet så att det inte försvinner!

Därför ska ni arkivera

  • I ett välordnat arkiv hittar man enklare och snabbar den information man behöver
  • Utan ett arkiv riskerar man att behöva göra om saker som redan är gjorda eller skrivna
  • Lagstiftningen ställer ett antal krav på bevarande och gallring av en förenings arkivhandlingar
  • Arkivet speglar klubbens historia och de olika rasernas utveckling
  • Tänk vad tråkigt att försöka fira klubbens 50-årsjubileum utan att kunna göra en jubileumstidskrift eller berätta om viktiga händelser i klubbens historia vid en jubileumsmiddag
  • Olika personer i klubben vill kanske att deras insatser ska sätta ett avtryck i klubbens utveckling. Utan ett arkiv kommer bilden av klubben att skapas endast av personer som för tillfället är engagerade i verksamheten.

Vilka lagar styr arkivering

Bestämmelser om upprättandet av handlingar, gallring och bevarande finns framför allt i följande lagar och förordningar:

  • Bokföringslagen (SFS 1976:125)
  • Datalagen (SFS 1973:289, omtryck 1982:446)
  • Personuppgiftslagen (SFS 1998:204)
  • Lagen om självdeklaration och kontrolluppgifter (SFS 1990:325)
  • Taxeringslagen (SFS 1990:324).

Råd för arkivvård

För att kunna ha ett väl fungerande arkiv följer här några råd för en god arkivvård:

  1. Utse gärna en arkiv- och dokumentationsansvarig. Många föreningsarkiv kan hjälpa till med utbildning eller kan hänvisa till olika utbildningar.
  2. Arkiv- och dokumentationsansvarig ansvarar för att klubbens handlingar hålls ordnade och samlade, att inga viktiga handlingar slängs eller på annat sätt försvinner men samtidigt att inga onödiga handlingar (extra kopior, reklam med mera) sparas.
  3. Utarbeta en arkivbildningsplan för att underlätta arbetet för den arkiv- och dokumentationsansvarige. Planen innehåller de regler som gäller för klubbens hantering av den egna dokumentationen.
  4. Placera handlingarna i kronologisk ordning när de sätts i pärmar. Skilj på olika slags handlingar, protokoll, ekonomi, korrespondens och så vidare.
  5. Förvara inte cirkulär, arbetsmaterial, kladdar och annat gallringsbart material tillsammans med handlingar som ska bevaras.
  6. Kom ihåg att skriva årtal på handlingarna.
  7. Använd arkivbeständigt papper.
  8. Tänk på att dokument utskrivna på bläckstråleskrivare inte är arkivbeständiga.
  9. Rensa bort plastfickor, gem och tejp från handlingarna innan de arkiveras. Plast och metall skadar papper och skriften på papperet.
  10. Förvara handlingarna så stöld- och brandsäkert som möjligt. Tänk på att även fukt och mögel riskerar att förstöra materialet, till exempel är inte en fuktig källare lämplig. Det går att deponera dem hos någon arkivinstitution.
  11. Om klubbstugor och lokaler ofta utsätts för inbrott och skadegörelse är de inte lämpliga för slutlig förvaring av värdefulla arkivhandlingar.
  12. För förbundsorganisationen Svenska Brukshundklubben är Riksarkivet eller Försvarsarkivet lämpliga. Olika landsarkiv, till exempel Göteborgs stadsarkiv eller de regionala folkrörelsearkiv, är lämpliga för klubbar och distrikt.
  13. Arkivinstitutionerna kan även bistå klubbar och distrikt med råd vid till exempel utarbetande av en arkivbildningsplan.
  14. Begär in viktiga handlingar från funktionärer i klubben så att de inte blir liggande hemma hos någon som avgår eller flyttar.

Spara detta i arkivet

Inom föreningsverksamheten förekommer mängder av dokument och det kan vara svårt att avgöra vad som bör sparas. Spara följande:

  • Protokoll från den egna klubben eller distriktet. Till exempel årsmötes-, styrelse- och kommittéprotokoll samt bilagor till dessa. Tänk på att använda arkivbeständigt papper och att det är de undertecknade originalprotokollen som ska arkiveras.
  • Verksamhets- och revisionsberättelser. Spara de undertecknade originalen samt en kopia som "läsex"
  • Medlemsmatriklar och medlemsförteckningar är viktiga att bevara både ur praktisk synpunkt och ur forskningssynpunkt
  • Register och liggare, till exempel inventarieförteckningar, biblioteksliggare och dagböcker
  • Inkomna skrivelser i original samt kopior av utgående skrivelser. Betydelsefulla då man vill skapa sig en bild av verksamheten
  • Handlingar inom olika ämnesområden. Till exempel stadgar, kurser, konferenser, jubileumshandlingar och historik.
  • Avtal, kontrakt och fastighetshandlingar sparas tack vare den juridiska karaktären
  • Personalhandlingar såsom lönekort, anställningsbevis med mera
  • Räkenskaper, huvudböcker, kassaböcker och bokslutshandlingar. Ska enligt bokföringslagen bevaras i tio år, vilket också rekommenderas för ideella föreningar. Bokslutshandlingar, manuella huvudböcker och kassaböcker samt verifikationer kan vara av historiskt värde och bör därför sparas ännu längre
  • Medlemsstatistik och annan statistik som rör den egna verksamheten är mycket intressant ur historisk synvinkel
  • Sammanställningar och resultat från tävlingar
  • Eget tryck i ett exemplar. Till exempel medlemstidningar, jubileumsböcker, affischer, flygblad, inbjudningskort och program
  • Fotografier och videofilmer från den egna föreningens verksamhet. Förse fotografier med datum och plats samt uppgift om vilka som finns på bilden, annars förlorar de värde för framtiden
  • Ljudupptagningar
  • Pressklipp

Papper bättre än diskar

I takt med att den tekniska utvecklingen går framåt, har det blivit allt vanligare att olika handlingar upprättas och lagras med datorhjälp på hårddiskar, disketter, optiska skivor med mera. Dessa utgör naturligtvis också arkivhandlingar som bör bevaras för framtiden, men är inte rätt medier för långtidsförvaring av information. Därför bör handlingar som ska sparas tas ut på papper.

Tänk på att om man använder datalagring som metod så bör man bevara tillhörande systemdokumentation och att disketter, cd-romskivor förvaras så säkert och i en så bra miljö som möjligt. Foton, ritningar och mikrofilm är också arkivhandlingar som kräver speciell hänsyn vid förvaring.

Sortera bort

Allt material som alstras hos en förening är inte lika viktigt. En del har betydelse bara för dagen, annat i något eller några år. Dock måste handlingarna tas om hand i det dagliga föreningsarbetet. Därför är det viktigt att ha en plan eller några principer för hur rutinerna ska se ut.

Nedan följer ett antal handlingar som kan gallras bort efter angiven tid utan att svårare informationsförluster uppstår:

Typ av handling

Sortera bort när

Dubbletter och kopior, om originalen finns kvar Så snart de är inaktuella
Ej ifyllda blanketter och formulär Så snart de är inaktuella
Inkomna cirkulär från riks- och distriktsorganisationer, övriga cirkulär, trycksaker och reklam Så snart de är inaktuella
Kladdar och minnesanteckningar Så snart de är inaktuella

Det här arkiverar förbundskansliet

Svenska Brukshundklubbens förbundskansli arkiverar följande material för all framtid:

  1. Mötesprotokoll i original med bilagor från den förbundsstyrelsen, förbundsstyrelsens verkställande utskott, samtliga centrala kommittéer, sektorer och utskott samt från den årliga kongressen
  2. Förbundets verksamhetsberättelser
  3. Förbundets årsredovisningar
  4. Avtal och kontrakt gällande den centrala verksamheten
  5. Personalhandlingar, såsom anställningsavtal och personalkort, för av förbundet anställd personal
  6. Svenska Brukshundklubbens tidskrift Brukshunden
  7. Av Svenska Brukshundklubben utgivna böcker
  8. På datamedia förvaras Svenska Brukshundklubbens medlemsregister
  9. Normalstadgar för Svenska Brukshundklubben samt lokalklubbs-, distrikts- och rasklubbsstadgar
  10. Till förbundet inkomna skrivelser av stor betydelse
  11. Från förbundet utgående skrivelse av stor betydelse
  12. Av förbundet producerad tävlings- och verksamhetsstatistik.

Dessutom arkiverar förbundskansliet förbundets bokföringsmaterial, taxeringsuppgifter och liknande material för en period av 10 år.

Med Svenska Brukshundklubben avses även det av föreningen helägda dotterbolaget Brukshundservice Sverige AB.

Hjälp att arkivera

Hos folkrörelsernas arkiv får föreningar en säker förvaring av sina arkiv, vilket ofta är kostnadsfritt. Folkrörelsernas arkiv förvarar och förvaltar ert arkiv samt gör det tillgängligt för forskning. Man kan antingen lämna handlingarna som gåva till arkivet eller som deposition. I det senare fallet kvarstår äganderätten hos föreningen, vilken också avgör vilka som ska få utnyttja materialet.

Adresser och telefonnummer till regionala och lokala folkrörelsearkiv hittar du på Folkrörelsernas arkivförbund www.faf.nu.

Mer information om arkiv

Om du vill läsa mer om arkivering, vad man bör arkivera och varför, lämpliga förvaringsmiljöer med mera kan du läsa någon av följande dokumentationer:

Föreningsteknik av Jan Wigdell, utgiven av Svenska Kenneklubben. Finns att köpa från Svenska Brukshundklubbens förbundskansli

Folkrörelsernas arkivhandbok - arkiv och framtid i förening. Utgiven av Folkrörelsernas arkiv-förbund och civildepartementet

Ta hand om dina bilder. En hjälp till självhjälp av Mats Sjölin, utgiven av Näringlivets Arkiv-råd 1989

Spara eller kasta? – Råd och anvisningar vid skötsel av föreningshandlingar. Handledning utgiven av Göteborgs stadsarkiv, finns att ladda ner i pdf-format från Brukshundklubbens hemsida, www.brukshundklubben.se

Tips om hur man vårdar sitt arkiv på www.foreningsarkiven.a.se/tips.htm.

Källor
Svenska Kennelklubben www.skk.se
Spara eller kasta? Råd och anvisningar vid skötsel av föreningshandlingar